Tapahtumat ja tilojen vuokraaminen

Tilojen ja salien käytössä yliopiston omilla toiminnoilla on etusija. Yliopiston ulkopuolisten vuokratessa tiloja tulee tilaisuuden esitteissä ja ilmoituksissa näkyä kyseisen tilaisuuden järjestäjä. Tiloja ei vuokrata suoraan yliopiston kanssa kilpailevaan kaupalliseen toimintaan kuten maksullisiin koulutuksiin, seminaareihin tai valmennuskursseihin.

Valtiollisten ja kunnallisten vaalien aikana yliopiston toiminnassa on säilytettävä työrauha ja poliittinen neutraalius. Yliopisto ei järjestä yksittäisen ehdokkaan tai puolueen vaalitilaisuuksia. Yliopiston tiloja voi kuitenkin vuokrata tasapuolisesti yliopiston normaalien tilavuokraushinnastojen mukaisesti vaalitilaisuuksia varten. Käytävä- ja aulatiloja ei vuokrata yksittäisten poliittisten puolueiden tai ehdokkaiden käyttöön.

Saleja on vuokrattavana Linnanmaan ja Kontinkankaan kampuksilla. Vuokrattavien tilojen koot vaihtelevat muutaman kymmenen hengen tiloista usean sadan hengen tiloihin. Suurin salimme on L1-sali Linnanmaalla, jonne mahtuu 600 henkilöä. Vuokrahinta riippuu salin koosta.

Juhlasalimme on Linnanmaan kampuksella sijaitseva Saalastinsali, jossa on noin 500 istumapaikkaa, lisäksi parvella on 45 paikkaa. Saalastinsalin vuokrahinta on 250,00 €/h + alv 24%.

Kalustosta tai laitteista laskutetaan erikseen, jos ne eivät kuulu salin kiinteään varustukseen. Tarkemmat tiedot vuokrattavista saleista ja hinnoista saat osoitteesta tilat@oulu.fi.

Tiloja on tarjolla myös Telluksessa Linnanmaalla ja Kontinkankaalla. Tellus Linnanmaa sijaitsee keskeisellä paikalla keskellä Linnanmaan kampusta. Telluksesta löytyy tilaa niin kokoustamiseen, tapahtumille kuin opiskeluun. Tellus Kontinkangas sijaitsee yliopiston Kontinkankaan kampuksella.

Kasvitieteellisen puutarhan yhteydessä sijaitsevan Tiedepuutarhan tilat sopivat esimerkiksi pienempien keskustelutilaisuuksien ja työpajojen järjestämiseen.

Telluksen ja Tiedepuutarhan tilojen varaus ja vuokraus tapahtuu erillisen prosessin kautta, katso tarkemmat tiedot alta.

Sali- ja tilavaraukset tehdään sähköpostilla osoitteeseen tilat@oulu.fi.

Tiloja varattaessa on ilmoitettava vastuuhenkilö, joka huolehtii ovien lukitsemisesta ja on vastuussa tilan käyttämisestä tarkoituksenmukaisesti. Varaukset laskutetaan kuukausittain. Yliopiston ulkopuolisen tekemä varaus vahvistetaan aina kirjallisesti.

Tehty varaus voidaan perua kirjallisena 2 viikkoa ennen varauksen alkamista ilman maksua. 2 viikkoa lyhyemmässä ajassa tehdyn varauksen perumisesta peritään täysi maksu.

Aulapalvelutehtävät hoitaa yliopiston oma palveluassistentti. Ma-pe klo 8.00-15.45 varaushintoihin sisältyy yksi tilaisuutta avustava palveluassistentti.

Sen sijaan ma-pe klo 15.45 jälkeen sekä viikonloppuisin varaushintoihin lisätään aina ylimääräinen aulapalveluresurssi/varaustunti. Hinta on 60,00 €/h + alv 24 %. Aulapalveluista laskutetaan erikseen riippuen tarvittavien palvelujen määrästä ja ajankohdasta.

Lisäksi vuokraajat voivat käyttää omaa henkilökuntaansa esim. naulakko- ja opastustehtävissä. Oman henkilökunnan käytöstä on sovittava erikseen varausta tehtäessä.

Vuokraan sisältyvät saleissa valmiina olevat AV-laitteet. Jos saleihin tai tiloihin joudutaan tuomaan lisävälineistöä, peritään näistä hinta erillisen laitehinnaston mukaan. Useissa saleissamme on mahdollista järjestää hybriditilaisuuksia. Tarkemmat tiedot vuokrattavista saleista ja niiden tekniikasta saat osoitteesta tilat@oulu.fi.

Muut lisäkustannukset esim. lisäsiivouskustannukset laskutetaan erikseen.

Tapahtumien pysäköinnit ohjataan joko yliopiston aikarajoitetuille tai maksullisille vieraspysäköintipaikoille. Linnanmaan kampuksella vierailijoille on tarjolla sekä aikarajoitettuja että maksullisia autopaikkoja lyhytaikaispysäköintiä varten. Sen sijaan Kontinkankaan kampuksella yliopistolla ei ole erillisiä vieraspysäköintipaikkoja.

Linnanmaan kampuksella lyhytaikaispysäköintioikeuden maksaminen tapahtuu eParking, EasyPark tai ParkMan -järjestelmien avulla. Myös lyhytaikaispysäköintioikeuden varaaminen on mahdollista näiden järjestelmien kautta. Lue lisää pysäköinnistä.

Jos Linnanmaan kampuksella pidettävä tilaisuus edellyttää erillistä pysäköintijärjestelyä, sovi siitä kampuspalveluiden kanssa tilat@oulu.fi. Erillisiä pysäköintijärjestelyjä tehdään vain suurissa tapahtumissa. Erillispysäköinti pyritään sijoittamaan mahdollisimman lähelle tilaisuuden pitopaikkaa. Erillispysäköinnistä veloitetaan tapahtuman käyttöön arvioitujen/varattujen pysäköintipaikkojen määrän mukaisesti.

Tapahtuman turvallisuudesta vastaa ensisijaisesti tapahtumanjärjestäjä, joten tapahtumalla tulee olla nimetty vastuuhenkilö. Tapahtumanjärjestäjä huolehtii, että tilaisuus noudattaa turvallisuuden osalta viranomaisten ohjeistuksia ja määräyksiä. Jos suunnitteilla on yli 200 hengen yleisötilaisuus, arvioi onko tapahtumailmoituksen tekeminen aiheellista.

Tapahtuman turvallisuusjärjestelyissä on syytä huomioida tapahtuman koko ja luonne. Tapahtumanjärjestäjä arvioi tapahtumaan liittyvät riskit, jonka perusteella määritetään mahdollinen varautumisen tarve. Arviota päivitetään tarpeen vaatiessa yhdessä yliopiston turvallisuusorganisaation kanssa. Lisätietoa turvallisuuteen liittyvissä asioissa osoitteesta tilat@oulu.fi.

Voit tilata tarjoilut tapahtumaasi haluamastasi paikasta, mutta kampuksella sijaisevien ravintoloiden tiloja ei saa käyttää luvatta. Ruuan tuojalla on myös velvollisuus viedä ruokajätteet pois.

Linnanmaan kampuksella palvelevat Unirestan ja Juveneksen ravintolat, joista voit myös kysyä tarjoukset. Kontinkankaalla palvelee Uniresta.

Juvenes: foodoo@juvenes.fi
Uniresta: kastari@uniresta.fi

Tapahtumaa suunnitellessa on hyvä ottaa huomioon myös tilaisuuden osallistujien mahdolliset erityistarpeet liittyen esimerkiksi liikkumiseen, näkemiseen tai kuulemiseen.

Kampuskarttoihimme on merkitty esteettömät sisäänkäynnit, pysäköinnit sekä wc:t.

Saati lisätietoa kampusten esteettömyydestä sekä tiloista, joihin on asennettu kuulovammaisia varten induktiosilmukka osoitteesta tilat@oulu.fi.