Miten Urkund toimii?

1. Opettaja ilmoittaa, että Urkundia käytetään tietyllä opintojaksolla. Opettaja ilmoittaa opiskelijalle www-sivun osoitteen (http://www.oulu.fi/urkund/opiskelijalle.html), jonka kautta opiskelija hyväksyy järjestelmän käytön. Samassa paikassa opiskelija lähettää työn Urkundiin.

2. Opettaja ohjeistaa asianmukaisiin lähdeviitekäytäntöihin ennen kirjallisen työn palauttamista. Opiskelija voi kirjoittaa tekstin millä tahansa tekstinkäsittelyohjelmalla (sallitut tiedostomuodot). Mikäli työssä on paljon taulukoita, se kannattaa laittaa Urkundiin PDF:nä (järjestelmä käsittelee varmimmin Adoben PDF-versioita).

3. Opiskelija palauttaa työnsä edellä mainitun Internet-sivun kautta. Opiskelija saa Urkundilta sähköpostiin kuittausviestin dokumentin vastaanotosta.

4. Työ tallentuu Urkundin tietokantaan, jonka jälkeen sitä verrataan tietokannan muihin dokumentteihin (esim. opiskelijatöihin), tietosanakirjoihin, sanomalehti- ja tieteellisiin artikkeleihin, kirjoihin, jotka ovat käytettävissä vertailua varten, internetistä löytyvään vertailukelpoiseen materiaaliin sekä mahdollisiin muihin vertailukelpoisiin materiaaleihin.

5. Analyysin valmistuttua lähetetään siitä raportti opettajalle. Tästä raportista selviää mahdolliset yhtäläisyydet muiden lähteiden kanssa. Raportti sisältää linkin yleiskatsaukseen, jota opettaja voi käyttää tutkiessaan mahdollisia yhtäläisyyksiä tarkemmin. Arvion mahdollisten yhtäläisyyksien merkityksestä tekee opettaja. Opiskelijalla on oikeus pyytää opettajalta mahdollisuutta tutustua työn analyysiin.

6. Edellä mainitussa yleiskatsauksessa oma dokumentti sijoittuu opettajan näyttöruudun vasemmalle puolelle ja lähdemateriaalit oikealle. Kummallakin puolella on tekstissä selkeät merkinnät, jotka kertovat, mihin opettajan pitäisi kiinnittää huomiota. Vertaamalla dokumentin osoitettuja tekstiosioita löytyneisiin lähteisiin, opettaja saa tietoa, jonka perusteella hän pystyy päättämään, kuinka tapauksessa jatketaan.

7. Kun opiskelijan työ on lähetetty järjestelmän läpi, se talletetaan Urkundin tietokantaan. Dokumentti tallennetaan arkistointipalveluna koulutusorganisaatioon sen vuoksi, että sitä voidaan käyttää jatkossa muiden opiskelijoiden tekstien analysointiin. Tällä tavoin opiskelijan dokumentti on myös suojattu plagiointia vastaan. Vahvistussähköpostissa olevalla linkillä opiskelija voi kieltää oman työnsä vertailun jatkossa muihin kuin Oulun yliopistosta lähetettyihin dokumentteihin.

Materiaalia, joka lähetetään Urkundiin, ei käytetä millään muilla kuin yllämainituilla tavoilla.

Tekijänoikeuksien haltijana opiskelijalla on kuitenkin oikeus kieltää dokumentin käyttö vertailulähteenä Urkund-järjestelmässä. Käytännössä tämä tapahtuu sähköpostiviestissä tulevalla kuittausviestillä. Jos opiskelija haluaa käyttää oikeuttaan kieltää dokumentin käyttö muissa korkeakouluissa tehtäviin vertailuihin, dokumentti säilytetään silti omassa yliopistossa ja se tarkistetaan plagioinnin varalta, mutta sitä ei tulla käyttämään lähteenä muiden opiskelijoiden lähettäessä dokumenttejaan analysoitavaksi muista korkeakouluista eikä sitä voida etsiä Urkund-järjestelmästä.