Tietosuojailmoitus - Ehdotusten kerääminen hallituksen ulkopuolisiksi jäseniksi

Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto
Pentti Kaiterankatu 1
PL 8000, 90014 OULU

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo(at)oulu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Tämä tietosuojailmoitus koskee Oulun yliopiston yliopistokollegion keräämiä ehdotuksia yliopiston hallituksen ulkopuoliseksi jäseniksi. Kuvailemme tässä dokumentissa tietosuojakäytäntöjä, jotka koskevat kyselyn yhteydessä kerättäviä ja käsiteltäviä henkilötietoja.

Yliopistokollegion tehtävänä on päättää hallituksen jäsenmäärästä sekä hallituksen ja sen jäsenten toimikauden pituudesta ja valita yliopistolain 15 §:n 4 momentissa tarkoitetut jäsenet yliopiston hallitukseen. (Yliopistolaki 22 §)

Ehdotuksia voivat jättää yliopiston opiskelijat ja henkilökunta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään ehdotusten jättäjiltä lomakkeella.

Käsiteltävät henkilötiedot

Henkilöistä, joita ehdotetaan, kerätään kyselylomakkeella nimen lisäksi julkisesti saatavilla olevaa tietoa ehdotetun henkilön ansioista.

Ehdottajat antavat ehdotuksensa nimettömänä. Kollegio ei ota käsittelyyn ehdotuksia, joissa on erityishenkilötietoryhmiä (ts. arkaluonteiset henkilötiedot).

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Tiedot kerätään lomakkeella, joka on ulkopuolisen palveluntarjoajan palvelu. Tietoja käsittelevät yliopistokollegion jäsenet.

Tietojen siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen säilytysaika

Kerätyt henkilötiedot hävitetään käsittelyn jälkeen tai sitten, kun päätöksenteon jälkeinen tarpeellinen viestintä on suoritettu.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

• Oikeus saada pääsy tietoihin
• Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
• Tietyissä tilanteissa oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
• Tietyissä tilanteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä
• Tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan.

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.