Tietosuojailmoitus - Oulun yliopiston tilavaraukset

Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto
Pentti Kaiterankatu 1
PL 8000, 90014 OULU

Käsittelyä valvova yksikkö:
Oulun yliopiston ICT-palvelut
Tietohallintojohtajana toimii Kari Keinänen, ict@oulu.fi.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo(at)oulu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Oulun yliopiston oikeus käsitellä rekisteröidyn tietoja perustuu käyttäjän suostumukseen.

Rekisterissä käsitellään ainoastaan sellaisten henkilöiden tietoja, jotka ovat kirjautuneet käyttäjätunnuksellaan tässä rekisterissä tarkoitettuun sovellukseen.

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tilavaraussovelluksen käyttö tila- ja palveluvarausten luomiseen. Tietoja voidaan lisäksi käyttää toiminnan kehittämiseen sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Anonymisoituja tietoja voidaan myös luovuttaa tutkimuskäyttöön.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

• henkilön nimi
• henkilön sähköposti
• henkilön käyttäjätunnus
• henkilön kalenteri- ja palveluvaraukset ja niiden yksityiskohtia
• henkilön kirjautuminen sovellukseen

Tallennettavien tietojen lisäksi sovellukseen voidaan hakea kalenteri- ja palveluvarausten tietoja rekisterinpitäjän käytössä olevista tila- ja palveluvarausjärjestelmistä, mutta näitä tietoja ei tallenneta.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Rekisteriin tallennettuja tietoja luovutetaan tarvittavilta osin sovelluksen tekniselle tuottajalle. Tuottajan kanssa on voimassa oleva tietosuojaliite (Data Processing Agreement, DPA). Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.

Tietojen siirrot

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Henkilötietojen käsittelyjen suojauksen periaatteet ja niiden säilytysaika

Rekisteriin tallennettuja tietoja säilytetään, kunnes ne pyydetään poistamaan tai niiden säilytykseen ei enää ole laillisia perusteita.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta kirjautumistietojen yhteydessä, rekisterinpitäjän käytössä olevista tila- ja palveluvarausjärjestelmistä ja sovelluksen käytön perusteella.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä voi olla rajattu oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa, jos se voidaan toteuttaa kohtuullisesti ja turvallisuusjärjestelyiden salassapitoa ja muiden oikeuksia vaarantamatta. Oikeuden käyttäminen edellyttää lisäksi, että rekisteröity antaa lisätietoja (aika/paikka), joiden avulla hänet voidaan yksiselitteisesti tunnistaa tallenteesta.

Sinulla voi rekisteröitynä olla tietyissä tilanteissa myös seuraavia oikeuksia:

• Oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Oikeus pyytää tietoa siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi tutkimuksessa ja mitä henkilötietojasi tutkimuksessa käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöstä käsiteltävistä henkilötiedoista.
• Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua
• Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Oikeus vastustaa käsittelyä

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Henkilötietojen käsittely automaattisen päätöksentekoon mukaan lukien profilointi

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.