Tietosuojailmoitus - Whisteblower ilmoituskanava

Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto
Pentti Kaiterankatu 1
PL 8000, 90014 OULU

Käsittelytyötä valvova yksikkö:

Oulun yliopiston Asiakirjapalvelut ja Lakipalvelut
Asiakirjapäällikkönä toimii Katariina Alha, sähköpostiosoite: kirjaamo(at)oulu.fi
ja hallintojohtaja Essi Kiuru

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo(at)oulu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa ilmoituskanava, jolla korkeakoulun työntekijä, entinen työntekijä tai muu henkilö voi antaa nimettömästi ilmi havaitsemansa rikoksen, rikkomuksen, väärinkäytöksen, muun teon taikka laiminlyönnin.

Henkilötietojen käsittely ilmoituskanavaa varten perustuu lakiin. Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (1171/2022) edellyttää, että vakituisesti vähintään 50 työntekijän yksityiset ja julkiset oikeushenkilöt ottavat käyttöön sisäisen ilmoituskanavan, joilla epäeettinen tai lainvastainen toiminta voidaan ilmoittaa nimettömästi.

Käsiteltävät henkilötiedot

Perustiedot, kuten

• ilmoittajan nimi
• ilmoituksen kohteen nimi,
• ilmoittajan sähköpostiosoite sekä
• ilmoituksen käsittelijän käyttäjätunnus.

Henkilötiedot ovat peräisin rekisteröidyltä, joka ilmoittaa havaitsemastaan loukkauksesta tai epäkohdasta. Ilmoittajan ei ole välttämätöntä ilmoittaa ilmoituslomakkeella itsestään mitään henkilötietoja. Ilmoitus voi ilmoituksen tekijän päätösten mukaan sisältää ilmoituksen kohteen henkilötietoja. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää ilmoituksen tekijältä lisätietoja ilmoitukseen. Rekisterinpitäjä voi myös täydentää ilmoituksen henkilötietoja ilmoituksen käsittelyä varten lisätiedoilla muista rekisterinpitäjän rekistereistä.

Sellaiset ilmoituksen sisältämät henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä tapauksen tutkimisen kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Henkilötietoihin pääsevät ja niitä käsittelevät ne Oulun yliopiston työntekijät, jotka on erikseen nimetty.

Oulun yliopiston käyttämän ilmoituskanavan järjestelmätoimittaja: Certia ja sen alikäsittelijä Efecte Oy.

Kanavan kautta saapuvat ilmoitukset rekisteröidään yliopiston asianhallintajärjestelmään, jonka toimittaja on Innofactor Oy.

Henkilötiedot luovutetaan kolmansille osapuolille, esimerkiksi viranomaisille tai ulkopuolisille tarkastajille, voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Henkilötietojen siirrot

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Ilmoituksekseen liittyviä henkilötietoja käsitellään sen ajan, kun ilmoituksella on merkitystä ilmoituksen oikeudellisen sisällön kannalta. Muu ilmoituksen johdosta syntyvä aineisto (esim. raportit, seuraamuksia koskevat asiakirjat) säilytetään tai poistetaan yliopiston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Ilmoitus ja siihen liittyvät henkilötiedot poistetaan, kun ilmoituksella ei ole enää merkitystä oikeudellisen vaatimuksen kannalta. Ilmoitus poistetaan viiden vuoden kuluessa sen saapumisesta.

Asiakirjojen säilytysaikojen määrittely perustuu mm. arkistolakiin (831/1994), tiedonhallintalakiin (906/2019) sekä rikoslakiin (39/1889).

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

• Oikeus saada pääsy tietoihin
• Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
• Tietyissä tilanteissa oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
• Tietyissä tilanteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä
• Tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä. Tällaisia toimenpiteitä ilmoituskanavan yhteydessä ovat mm. käyttövaltuushallinta, jonka perusteella ainoastaan valtuutetut henkilöt voivat käsitellä ilmiantokanavan kautta jätettyjä ilmoituksia ja niiden sisältämiä henkilötietoja. Ilmoituksen perusteella tehtävän selvityksen hoitaa Oulun yliopiston etukäteen määritelty sisäinen käsittelyryhmä. Kaikki käsittelyyn osallistuvat ovat saaneet koulutuksen ilmoituskanavan kautta saapuvien tietojen käsittelyyn.