Tietosuojailmoitus - e-Forms
Tämä tietosuojailmoitus koskee Oulun yliopiston e-Forms/Sähköiset lomakkeet -järjestelmää ja käyttäjien tietoja, joita lomakejärjestelmässä kerätään ja käsitellään. Oulun yliopisto toteuttaa tehtäviään e-Forms-järjestelmän sähköisillä lomakeprosesseilla.
Tämä ilmoitus on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) mukainen rekisteröidyn informointiasiakirja ja täydentää Oulun yliopiston yleistä tietosuojailmoitusta, josta voit lukea tarkemmin henkilö- tai asiaryhmäkohtaisesti mm. käsittelyn tarkoituksista ja oikeudellisista perusteista sekä henkilötietojen siirrosta ja luovuttamisesta.
Tietosuojailmoitus on päivitetty 07.07.2021.
Rekisterinpitäjä
Oulun yliopisto toimii rekisterinpitäjänä
Oulun yliopisto
Pentti Kaiteran katu 1
PL 8000, 90014 Oulun yliopisto
Käsittelyä valvova yksikkö:
Oulun yliopiston ICT-palvelut
Tietohallintojohtajana toimii Kari Keinänen, ict@oulu.fi.
Tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo(at)oulu.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on toteuttaa sähköisillä lomakkeilla yliopistolle kuuluvia tehtäviä, kuten palkan, palkkioiden, apurahojen sekä matka- ja kululaskujen maksatus, henkilöstö-, palkka- ja palvelussuhdeasioiden suunnittelu, ylläpito, seuranta ja tilastointi sekä työnantajan lakisääteisten tehtävien hoitaminen ja henkilöstöhallinnon asiakaspalvelun toteuttaminen. Sähköisillä lomakkeilla toteutettava tehtävä riippuu käytettävissä olevista lomakkeista, jotka ovat asiakohtaisia.
Opiskelijoiden henkilötietoja käsitellään, jotta yliopisto voi hoitaa opetustehtäväänsä kuten järjestää opetusta, kerätä ja ylläpitää opinto- ja tutkintotietoja ja tarjota opiskelijapalveluita.
Käsiteltävät henkilötiedot
Henkilöstöstä tallennetaan seuraavia tietoja:
- SapTunniste (henkilönumero)
- Henkilötunnus
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Käyttäjätunnus
- Sopimusnumero
- Nimike
- Toimipaikka
- Palvelussuhteen alkupäivä
- Palvelussuhteen loppupäivä
- Tiedekunta organisaatiokoodi
- Tiedekunta nimi
- Esimiehen nimi
- Esimiehen käyttäjätunnus
- Esimiehen sähköposti
Muista käyttäjistä tallennetaan:
- Käyttäjä nimi
- Käyttäjän sähköpostiosoite
Lisäksi tallennetaan käyttäjän itse lomakkeelle lisäämät tiedot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Eforms-järjestelmään tuodaan tietoja Oulun yliopiston muista järjestelmistä koskien kirjautuneita henkilökunnan käyttäjiä. Muista kuin henkilökuntaan kuuluvista käyttäjistä saadaan kirjautumisen yhteydessä nimi ja sähköpostiosoite. Tietoja ei kerätä muista lähteistä.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Henkilötietojasi saavat käsitellä vain ne henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Pääsy henkilötietoihisi on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä käyttäjärooleilla suojatussa tietoliikenteessä ja tietoverkossa. Tietoja säilytetään yliopiston palvelimella.
Tietojen siirrot
Oulun yliopisto luovuttaa tietojasi vain sellaisille tahoille, joilla on lakisääteinen oikeus tiedon saamiseen laissa määrättyyn tarkoitukseen, tai joille tietojen luovuttaminen on välttämätöntä palvelussuhdeasioiden ja työnantajatoimintaan liittyvien tehtävien hoitoa varten, tai joille tehtäviin tietojen luovutuksiin henkilö on antanut suostumuksensa.
Henkilötietojen käsittelyjen suojauksen periaatteet ja niiden säilytysaika
Järjestelmään tallennettujen henkilötietojen ja aineiston säilytysajat perustuvat lakiin ja Oulun yliopiston tiedonohjaussuunnitelmaan ja siltä osin, kun laki tai tiedonohjaussuunnitelma ei määritä säilytysaikaa, niin niin pitkään kuin on kohtuudella tarpeellista kyseisen henkilötiedon käsittelyn kannalta. Arkistointi toteutetaan Oulun yliopiston arkistonmuodostussuunnitelman säilytysaikaohjeistuksen mukaisesti.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:
- Oikeus saada pääsy tietoihin
- Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
- Tietyissä tilanteissa oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
- Tietyissä tilanteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä
- Tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti
Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.
Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.
Mikäli haluat käyttää em. oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista
Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.