Tietosuojailmoitus - tapahtumat

Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto
Pentti Kaiterankatu 1
PL 8000, 90014 OULU

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo(at)oulu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Tämä tietosuojailmoitus koskee Oulun yliopiston tapahtumiin osallistuvia. Kuvailemme tässä dokumentissa tietosuojakäytäntöjä, jotka koskevat tapahtumien yhteydessä kerättäviä ja käsiteltäviä henkilötietoja.

Oulun yliopistolla on lakisääteinen tehtävä edistää elinikäistä oppimista, toimia vuorovaikutuksessa muun yhteiskunnan kanssa sekä edistää tutkimustulosten ja taiteellisen toiminnan yhteiskunnallista vaikuttavuutta (Yliopistolaki 2 §).

Oulun yliopistossa järjestetään tapahtumia koskien tutkimusta, opiskelua ja yhteistyösuhteita yliopiston ulkopuolisiin tahoihin. Tapahtumat ovat siten osa yliopiston ydintoimintoja. Tapahtumien yhteydessä voidaan kerätä osallistujilta henkilötietoja ennen tapahtumaa tai tapahtuman aikana.

Käsittelemme henkilötietojasi tyypillisesti

• tapahtuman käytännön järjestelyitä varten
• yhteydenpitoon ennen tapahtumaa ja mahdollisesti sen jälkeen.

Tietojesi käsittely perustuu Oulun yliopiston yleisen edun mukaiseen tehtävään, johon kuuluvat tutkimus ja opetus ja näihin liittyvät tapahtumat. Joskus tapahtuman henkilötietojen käsittelyperusteena voi olla suostumus.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään suoraan osallistujalta lomakkeella tai henkilökohtaisesti ennen tapahtumaa. Henkilötietoja voidaan kerätä myös tapahtumapaikalla.
Tapahtumaa voidaan sen luonteesta riippuen välittää suoratoistona tai tallentaa (valokuvaus, videointi, äänitys).

Käsiteltävät henkilötiedot

Tyypillisesti tapahtumien järjestämistä varten kerätään seuraavat tiedot:

• Nimi
• Yhteystiedot
• Organisaatio
• Tehtävänimike tai titteli

Tapahtumasta riippuen kerät tävät tiedot voivat sisältää muuta tietoa. Tällaista tietoa ovat esimerkiksi

• Ruokavalio
• Kotimaa kansainvälisissä tapahtumissa
• Oheisohjelma
• Julkaisemiseen liittyvät tiedot
• Tilaisuuden tallentamiseen liittyvät tiedot
• Palaute
• Maksuihin ja maksutapaan liittyviä tietoja, jos osallistuminen on maksullista.

Suostumusta voidaan kysyä mahdollisesti tiedottamiseen, yhteystietojen julkaisuun (osallistujaluettelo tms.), tietojen luovuttamiseen (mikäli tapahtumassa on yhteistyökumppaneita) tai tietojen siirtoon yliopiston omaan asiakkuuden hallintajärjestelmään.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Ilmoittautumistiedot kerätään lomakkeella, joka on tyypillisesti ulkopuolisen palveluntarjoama palvelu. Tietojasi käsittelevät yliopiston henkilökunnan jäsenet tai järjestelyihin osallistuvat yhteistyökumppanit. Pyydämme erikseen suostumusta tietojen luovuttamiseen yhteistyökumppanille.

Mikäli luovutamme ruokavalioon ja erityistarpeisiin liittyviä tietoja palveluntarjoajalle, niitä ei luovuteta henkilöön yhdistettävillä tiedoilla.

Tallenteita voidaan käyttää yliopiston viestintään ja markkinointitarkoitukseen. Mikäli tallenteita tullaan käyttämään tutkimus- ja opetuskäyttöön, niitä varten esitetään erillinen tietosuojailmoitus ja pyydetään suostumus.

Henkilötietojen siirrot

Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, kun henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle suoritetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika

Tyypillisesti kerätyt henkilötiedot hävitetään tapahtuman jälkeen tai sitten, kun tapahtuman jälkeinen tarpeellinen viestintä on suoritettu. Henkilötietoja voidaan mahdollisesti säilyttää pitempään, jos tapahtumaan liittyvä raportointi esimerkiksi ulkopuoliselle rahoittajataholle näin vaatii. Tällöin noudatetaan normaaleja arkistointiin liittyviä säilytysaikoja, joista määräävät rahoittajataho tai lainsäädäntö.

Suostumuksella kerättyä tietoa voi pyytää poistamaan aina.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

• Oikeus saada pääsy tietoihin
• Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
• Tietyissä tilanteissa oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
• Tietyissä tilanteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä
• Tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Tietojenantovelvollisuus

Sinulla ei ole mitään lakisääteistä, sopimusperusteista tai muuta velvollisuutta antaa meille henkilötietojasi. Henkilötietojen toimittaminen on yleensä välttämätön edellytys toimintaan osallistumiselle. Huomaathan, että jos et anna pyytämiämme tietoja, se vaikuttaa mahdollisuuksiisi osallistua toimintaan.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.