Verkkolehdet ovat täynnä kolumneja etätyön puolesta ja myös sen riskeistä. Laitetaan sekaan vielä yksi blogi. Teksti perustuu osittain väitöskirjaani, jonka tein vuonna 2016 virtuaalisten projektitiimien viestinnän johtamisesta. Tämän lisäksi olen itse tehnyt etätyötä, verkko-opintoratkaisuja ja rakentanut erilaisia someyhteisöjä myös vapaa-ajalla kestävyysurheilun parissa viimeiset 15 vuotta.
Minulla on virtuaalisia kollegoita, ystäviä ja virtuaalisia urheilukavereita, joista on tullut myös reaalimaailman ystäviä. Kokemukseni ja tutkimukseni perusteella luottamuksellisten ihmissuhteiden rakentamiseen verkossa ja verkon yli tarvitaan yhteinen tavoite tai intressi, hyvää tahtoa, integriteettiä ja osaamista sekä aktiivista proaktiivista otetta viestintään.
No tämä on tietysti teoriassa helppoa toteuttaa, mutta käytännössä on monia asioita, jotka vaikeuttavat matkaa. Katsotaan seuraavaksi niitä ja vähän myös ratkaisuja.
Yksin kotona työskentely saattaa laskea mielialaa, kun kollegoiden kanssa keskustelut ja ihmiskontaktit jäävät vähiin tai pois. Jos ainoat kontaktit viikosta toiseen, ovat kollegan Teams -valokuva, ääni ja sähköposti, voi olla, että monta heikkoa signaalia jää kuulematta.
Epävarmuus, hyvä tahto ja hyvät aikeet eivät välity verkon yli ilman erityisiä toimenpiteitä. Niinpä mikroyrittäjä ja etätyöntekijä tarvitsee verkostoitumistapaamisia kasvotusten ja verkossa esimerkiksi Facebook-ryhmissä. Poikkeusaikana verkon tuomat mahdollisuudet korostuvat entisestään.
Ihmiset työskentelevät usein monissa eri projekteissa. Lisäksi kotona on tekemättömiä tehtäviä: ruoka pitää laittaa, keittiö siivota, renkaat vaihtaa ja ikkunat pestä. Useissa projekteissa työskentelevät ihmiset valitsevat usein ensin tehtävät, jotka ovat mieluisia ja joissa ollaan mukavuusalueella, ja jotka ovat ”päällimmäisenä” pöydällä.
Epämukavat ja venymistä vaativat hankalat tehtävät sekä pienet sivuprojektit on helppoa lykätä tulevaisuuteen odottamaan deadlinea.
Kuinka varmistat, että ihminen
a. osaa
b. haluaa työskennellä
kunnolla juuri sinun projektin hyväksi? Tähän ratkaisu voi olla säännölliset ”stand up” palaverit, jotka voivat vaikka vain vartin mittaisia. Näissä selvitetään missä mennään ja näissä on mahdollista kysyä apua. Hyvä ajankohta voi olla esimerkiksi puoliltapäivin, näin varmistetaan iltaihmisten pitkät aamut. Mutta mitä jos apua ei kysytä ja tehtävät vain jäävät tekemättä? Tästäkin on esimerkkejä.
Etätyö sopii ihmisille, jotka ottavat vastuun omasta osaamisesta, omasta työstä ja sen etenemisestä. Suurin osa ihmisistä kuitenkin tarvitsee enemmän tai vähemmän ohjausta.
Työnteon rutiinit pitää suunnitella etätyössä uusiksi. Ennen pystyit kätevästi kysymään kollegalta sermin takaa tai käytävällä vinkkejä. Nyt pitää kirjoittaa sähköposti tai laittaa WhatsApp -viesti. Dokumentit ja projektin status eivät nekään välttämättä ole ajan tasalla pilvessä. Tiedon etsimiseen menee aikaa ja epävarmuus valtaa mielen.
Etätyössä pitää olla asiallinen yhteinen pilvipalvelu, dokumentoinnille ja viestinnälle suunnitelmat yhtenäiset käytännöt sekä toimivat kokouskäytännöt.
Mikroyrittäjä tarvitsee usein apua talous-, dokumentaatio- ja viestintäasioiden hoitoon. Jos somen ja talousasiat ottaa hoitaakseen ulkopuolinen palveluntarjoaja, helpottuu työkalu- ja dokumentaatiopaletin hallinta huomattavasti.
Toimiva verkkoyhteys on monelle itsestäänselvyys, mutta ei kaikille. Pätkivä netti haittaa joskus työtä niin paljon, että etätyö vaikeutuu. Ongelmia tulee varsinkin, jos pitää pystyä tekemään työtä suoraan verkossa kokouksissa, päivittämään pilveen tai muuta kriittistä, joka vaatii verkkoyhteyden. Kirjoittaminen tai muu luova työ päinvastoin sujuu paremmin ilman verkkoa, kun ei tarvitse vilkuilla somea kesken kaiken.
Kunnollinen työläppäri sekä kännykkä, jossa on riittävästi muistia erilaisille sovelluksille, on yrittäjälle elinehto. Älypuhelimella pääsee käsiksi sähköposteihin ja omiin pilvipalveluihin näppärästi.
Kasvotusten viestitään helpommin nopeasti ja luottamusta herättävästi tunnepitoisista, kompleksisista ja monitulkintaisista asioista. Kasvotusten välittyy erilaiset tunnetilat ja harmaiden alueiden kommunikointi on helpompaa. Johtajan pitää erityisesti panostaa tähän.
Ihmisten johtaminen eli leadership vaatii empatiaa ja kykyä lukea ihmisiä. Verkon yli ei voi johtaa ihmisiä menestyksekkäästi pelkästään tekstin avulla. Tällaista on pikaviestimet, sähköpostit, raportit ja muu yksisuuntainen viestintä. Tarvitaan lisäksi kuvallisia Teams – tai Zoom -palavereja, innostavia ja informatiivisia sparrausvideoita ja muuta vastaavaa.
Hyvät aikeet ja hyvä tahto eivät välity virtuaalisesti itsestään. Tarvitaan erityisiä toimenpiteitä, jotta kollega tietää, oletko ymmärtänyt mitä hän tarkoitti ja myös tuntee sen, että oletko sitoutunut yhteiseen tavoitteeseen.
Viestintäkyvykkyys organisaatiotasolla tarkoittaa tietojohtamisen kulttuurista lähtevää kykyä tukea yksilöiden tiedon ja osaamisen tunnistamista, hyödyntämistä, kehittämistä, tiedon välittymistä ja tallennusta.
Organisaation virtuaalinen viestintäkyvykkyys varmistaa sen, että oikea tieto on saatavissa verkossa oikeaan aikaan, oikeasta paikasta.
Tähän tarvitaan:
Yhteisöllisyys verkossa ei synny itsestään. Minkälaisen jäljen sinä jätät verkkoon? Miten kuuntelet ja pyrit ymmärtämään muita? Kerrotko avoimesti omista tarpeistasi? Yksinyrittäjä tarvitsee oman foorumin, josta saa tukea ja josta voi kysyä neuvoa. Työntekijöiden puolestaan tulee olla aktiivisia viestijöitä, oman työn ja osaamisen kehittäjiä. Etätyön onnistuminen perustuu vastuullisuuteen.
Yksilön virtuaalinen viestintäosaaminen tarkoittaa eri kulttuurien syvällisestä ymmärryksestä lähtevää kykyä kuunnella, kirjoittaa, puhua ja kuvailla asioita eri kielillä tietyssä ammatillisessa kontekstissa. Se tarkoittaa myös kykyä valita tiettyyn viestintätarpeeseen sopivin viestintäväline ja käyttää näitä välineitä. Sen lisäksi virtuaalinen viestintäosaaminen on:
Viestintäteknologiat kehittyvät jatkuvasti ja siksi valmius ja halukkuus opetella uusien viestintävälineiden käyttö on todella tärkeää. Kuuntelemiseen puolestaan sisältyy asettuminen vastaanottajan asemaan ja halua ymmärtää mitä vastapuoli haluaa sanoa. Lisäksi kuuntelemiseen kuuluu palautteen antaminen esimerkiksi tarkentavien kysymysten, tai kiitoksen muodossa. Virtuaalisessa viestinnässä on paljon tulkinnanvaraa, epävarmuus on suurta ja siksi kuuntelemiseen tarvitaan erityisiä toimenpiteitä, jotta yhteistyö onnistuu ja luottamus kasvaa. Minkälaisia kokemuksia sinulla on hyvästä virtuaalisesta yhteistyöstä? Onko sinulla virtuaalisia ystäviä tai työkavereita?
Päivi Lohikoski
Verkko-opintosuunnittelija, KSI
FT tuotantotalous, FM informaatiotutkimus ja viestintä
Tutkittua tietoa ja havaintoja yrittäjämäisellä sydämellä.
Kerttu Saalasti Instituutin blogissa kirjoitetaan instituutin tutkimusryhmien aiheista, yrittäjyyskoulutuksesta sekä instituutin yleisistä aiheista. Kirjoittajina alojen tutkijat, asiantuntijat ja verkostojen jäsenet.
Aiheitamme ovat: mikroyrittäjyys, tulevaisuuden tuotantoteknologiat, alueellinen erinomaisuus, mikroyrittäjyyskoulutus