Luottamuksellinen ja avoin yhteistyö luovat toimivan kansainvälisen tiimin

Kansainvälisen projektitiimin toiminnan haasteena on useiden eri organisaatioiden, maiden, kulttuurien, kielien ja aikavyöhykkeiden huomioiminen. Tyypillistä on toimiminen kokonaan tai osittain virtuaalisessa työympäristössä, jolloin luottamuksen merkitys korostuu erityisesti. Luottamuksellisen yhteistyön rakentaminen on aloitettava varhaisessa vaiheessa ja vahvistettava sitä projektin edetessä rakentamalla henkilökohtaisia suhteita. Viime kädessä projektin tärkein voimavara ovat siinä mukana olevat ihmiset, jotka näkevät ja ymmärtävät kokonaisuuden ja ovat sitoutuneita projektin tavoitteiden saavuttamiseen.

Uuden asiantuntijatiimin muodostuminen kansainvälisen hankkeen käynnistämisvaiheessa on prosessi, jota voidaan tukea projektihallinnan keinoin. Oulun yliopiston Kerttu Saalasti Instituutti toimi vastuullisena vetäjänä esimerkiksi neljä vuotta kestäneessä kansainvälisessä tutkimushankkeessa, joka kehitti Itämeren alueen maanalaisten laboratorioiden palvelutarjontaa ja liiketoimintamahdollisuuksia ja loi samalla yhteistyöverkoston maanalaisten laboratorioiden välille.

Johdon assistentti Eija Korjonen tutki hankkeen aikana liiketalouden tradenomitutkintonsa opinnäytteeseen liittyen projektihallinnan keinoja kansainvälisen tutkimushankkeen onnistumisen tukena.

”Tekemieni haastattelujen perusteella kiitosta sai hyvin organisoitu hankkeen suunnitteluvaihe sekä erinomainen tuki hankkeen aikana. Vastauksissa korostui kommunikaation merkitys luottamuksen rakentamisessa ja vahvistamisessa. Hankkeen kaksivaiheinen haku ja alussa pidetty kick-off -kokous onnistuivat vastaajien mielestä erinomaisesti, sitouttivat ryhmän tiiviiksi kokonaisuudeksi ja rakensivat pohjan luottamukselle,” Korjonen tiivistää ja toteaa, että syntynyt luottamus auttoi kansainvälistä tiimiä toimimaan ja menestymään yllättävästä koronapandemiasta huolimatta.

Teemahaastattelujen tulosten perusteella on kiinnitettävä erityistä huomiota projektin aikatauluun, viestintään sekä virtuaalisesti toimivien ryhmien hallintaan. On tärkeää, että projektitiimillä on ainakin yksi yhteinen kieli ja yhteinen ymmärrys siitä, mitä sanoilla tarkoitetaan. Hankkeen alkuvaiheessa tehty riskien hallinnan analyysi ja toimenpidesuunnitelma auttoivat selviytymään pitkän hankkeen aikana tapahtuneissa henkilövaihdoksissa ja muissa muutoksissa.

Projektinhallinnan keinoilla voidaan tukea kansainvälisen tutkimushankkeen onnistumista mm. kustannusten, laadun, kommunikaation ja riskien hallinnan näkökulmasta. Tärkeää on löytää sopiva projektinhallinnan taso siten, että pääpaino säilyy projektisuunnitelman mukaisessa tekemisessä, ei sisäisessä raportoinnissa ja projektinhallinnassa itsessään.

Virtuaaliset yhteisöt ovat alttiita kommunikaatiokatkoksille. Kulttuurien moninaisuus tuo kansainvälisille tiimeille ja niiden eri maissa toimiville jäsenille lisähaasteen. Viestinnässä on tärkeää huolehtia myös epämuodollisesta vuorovaikutuksesta. Yhteisten kahvihetkien ja käytäväkeskustelujen korvaamiseksi on löydettävä muita korvaavia käytäntöjä, joiden avulla voidaan vahvistaa luottamusta ja yhteistöllisyyttä ja projektin onnistunutta toteuttamista.

”Tutkimassani hankkeessa hyödynnettiin virtuaalisten työpajojen ja kokousten yhteydessä epämuodollisia kahvi- ja lounastaukojen keskusteluhetkiä. Eräässä virtuaalisessa tapaamisessa ajatuksia viritti myös erään muusikon vierailu musiikkiesityksineen”, Korjonen kertoo.

Kasvokkain tapahtuvalla toiminnalla on oma erityinen merkityksensä.

”Eräs puolalainen professori totesi yhden virtuaalisen kokouksen ja työpajan päätteeksi, että kyllä me asiat saamme näinkin hoidetuksi, mutta käytäväkeskustelut ja niissä syntyvät oivallukset ja uudet ideat jäävät syntymättä.”

Kirjoittajat:

Eija Korjonen, tradenomi (AMK), johdon assistentti, Oulun yliopiston Kerttu Saalasti Instituutti

Eija-Riitta Niinikoski, TM, kehityspäällikkö, Oulun yliopiston Kerttu Saalasti Instituutti

Tämä kirjoitus on julkaistu alunperin Keskipohjanmaa-lehden asiantuntijapuheenvuorona 30.4.2022.