Kirjaamo ja arkisto

Asiakirjat voi toimittaa kirjaamoon sopimalla käyntiajan kirjaamon henkilökunnan kanssa. Asiakirjat voi toimittaa myös hallintopalveluiden virastomestareille yliopiston päärakennuksen alakertaan tai yliopiston keskusaulan virastomestaripisteeseen. Asiakirjat voi myös jättää kirjaamon postilaatikkoon.

Asiakirjojen lähettäminen postissa tapahtuu lähettäjän vastuulla. Jos asiakirja on toimitettava kirjaamoon tietyssä määräajassa (esimerkiksi toimenhaut), on postin käyttämisessä muistettava, että asiakirjan tulee olla perillä viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen ilmoitetun ajan päättymistä.

Hakemus, vastaus ja muu asiakirja saadaan toimittaa kirjaamoon lähettämällä se sähköpostina tai faksina. Lähettämisestä ns. sähköisenä viestinä on tarkemmat säännökset sähköisestä viranomaisasioinnista annetussa laissa (13/2003).



Faksina tai sähköpostina lähettäminen tapahtuu lähettäjän vastuulla. Määräajassa toimitettava asiakirja on lähetettävä ennen määräajan päättymistä kirjaamoon siten, että asiakirja on yliopiston kirjaamon henkilöstön käytettävissä vastaanottolaitteessa.



Asiakirja katsotaan saapuneeksi, jos yliopiston kirjaamon henkilöstö pystyy teknisesti käsittelemään asiakirjaa. Asiakirjaa, jonka lähettäjää ei saada selville ja jonka sisältöä ei muutoinkaan pystytä avaamaan, ei katsota saapuneeksi.



Sähköisesti saapunutta asiakirjaa ei lain mukaan tarvitse täydentää vain allekirjoituksen saamiseksi, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiassa ole muutoin syytä epäillä lähettäjän henkilöllisyyttä tai sitä, että viestin sisältö on muuttunut sähköisen asiointitapahtuman aikana.



Jos yliopiston kirjaamon henkilöstön käyttämä sähköinen järjestelmä on epäkunnossa tai poissa käytöstä taikka selvitystä asiakirjan saapumisajankohdasta ei muusta vastaavasta syystä voida saada, sähköisen asiakirjan saapumisajankohdaksi määritellään asiakirjan lähettämisajankohta. Lähettämisajankohdan määrittäminen saapumisajankohdaksi edellyttää, että lähettämisajankohdasta esitetään luotettava selvitys.



Kirjaamoon voi lähettää myös asiakirjoja tai yksittäisiä asioita koskevia kyselyjä sähköpostitse osoitteeseen: kirjaamo (at) oulu.fi. Kirjaamo lukee sähköpostit ja ohjaa ne tarvittaessa asiasta vastaaville henkilöille. Huolehdi sähköpostin suojauksesta luottamuksellisia tietoja lähettäessäsi alla olevan ohjeen mukaisesti.



Ohje asiakirjoja Oulun yliopiston ulkopuolelta lähettävälle:

1. Rekisteröi sähköpostiosoitteesi palveluun https://securemail.oulu.fi/. Tämän jälkeen saat sähköpostiisi viestin, jonka lähettäjänä näkyy ”Turvaposti Oulun Yliopisto”. Viesti sisältää henkilökohtaisen linkin, jolla tunnistaudut palveluun. Rekisteröitymisesi ja henkilökohtainen linkkisi ovat voimassa 10 päivää
2. Kirjoita ja lähetä luottamuksellinen viestisi securemail.oulu.fi-palvelimella nettiselainta käyttäen. Voit myös liittää liitetiedostoja viestiin.
3. Vastaanottaja saa viestin omaan yliopiston O365-sähköpostiinsa merkinnöillä ”Confidential” ja ”This mail has been delivered encrypted”.

Suositus sähköpostin liitetiedostoista

Jos asiakirja halutaan lähettää sähköpostiviestin liitetiedostona, tulee liitetiedosto tallentaa Word-, rtf-, HTML- tai pdf -tallennusmuotoon. Jos lähettäjä käyttää liitetiedostossa muuta tallennusmuotoa, ei voida taata, että liitetiedostona lähetetty asiakirja on luettavissa yliopistossa käytössä olevilla ohjelmilla.