Tietosuojailmoitus - Kulunvalvonta ja avaintenhallinta

Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto
Pentti Kaiterankatu 1
PL 8000, 90014 OULU

Yhteyshenkilö kameravalvonnan asioissa:
Turvallisuuspäällikkö Jukka-Pekka Matero
jukka-pekka.matero(at)oulu.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo(at)oulu.fi

Kuvaus henkilötietojen käsittelystä

Kulunvalvonnan tarkoituksena on Oulun yliopiston henkilökunnan, opiskelijoiden, vierailijoiden sekä muiden sidosryhmien oikeussuojan ja turvallisuuden takaaminen, työnantajan ja työntekijöiden omaisuuden suojaaminen, rikosten ennaltaehkäiseminen sekä niiden selvittäminen sekä oikeudellisten vaateiden ja etujen turvaaminen. Rekisteritietoja käytetään henkilöiden yksilöimiseen, jotta yliopiston tiloissa kulkemisen mahdollistavat kulkuoikeudet sekä avaimet voidaan myöntää kullekin henkilölle muodostettavan kulkuoikeusroolin mukaisesti. Kulunvalvontajärjestelmän avulla henkilöiden kulkuoikeudet kohdistetaan tarkoituksenmukaisille alueille ja estetään asiaton liikkuminen yliopiston tiloissa.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kulunvalvonta (aikaohjaus, ovet, hissit). Kulkuoikeusohjelmalla määritellään mistä ovista kulku on sallittu ja milloin kulkuoikeudet ovat voimassa.

Henkilötietojen käsittely perustuu Oulun yliopistoa koskevaan lainsäädäntöön (mm. yliopistolaki sekä työturvallisuuslaki) sekä oikeutettuun etuun. Kulunvalvonnan ja avaintenhallinnan tarkoituksena on yliopiston yleisö-, opetus ja laitetiloissa sijaitsevaan omaisuuteen kohdistuvien rikosten ja vahingontekojen ehkäiseminen ja aiheutettujen vahinkojen vastuukysymysten selvittäminen sekä muiden rikkomusten estäminen ja selvittäminen. Valvonnan tarkoituksena on myös tilojen turvallisuuden ja järjestyksen ylläpitäminen ja siten varmistaa ja lisätä henkilökunnan ja opiskelijoiden sekä yliopiston tiloissa vierailevien tai työskentelevien henkilöiden turvallisuutta. Näin ollen oikeutettu etu on kaikkien osapuolien kannalta tasapainoissa.

Käsiteltävät henkilötiedot ja niiden säilytysaika

Kulunvalvontaan käytettävään järjestelmään kirjautuu henkilön yksilöimiseen ja kulkuroolin myöntämiseen tarvittavat tiedot. Tietoja ovat: nimi, henkilötunnus, tehtävänimike, puhelinnumero, sähköpostiosoite, työsuhteen voimassaoloaika ja esihenkilön nimi. Tietoja säilytetään järjestelmässä henkilön työsuhteen keston ajan. Kulunvalvonnasta kertyvä tieto säilyy kulunvalvontajärjestelmässä 374 vrk.

Avaintenhallintaa varten kerättäviä tietoja ovat henkilön nimi ja puhelinnumero. Tietoja säilytetään järjestelmässä henkilön työsuhteen keston ajan.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Kulunvalvontajärjestelmän henkilötietoja pääsevät tarkastelemaan vain yliopiston työntekijät, joiden työtehtäviin kuuluvat kulkuoikeuksien perustaminen ja ylläpito. Erikseen sovittaessa tarvittavia tietoja voidaan antaa Oulun yliopiston yksiköiden edustajille esim. kulkuoikeuksien tarkastamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voivat tarvittaessa käsitellä asennus- ja ylläpitotarkoituksessa järjestelmän palveluntuottajan edustajat. Osaltaan käsittelyä tapahtuu järjestelmän tarjoajan palvelimilla.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaistahoille (poliisi) tarpeelliseksi katsottavassa laajuudessa, jos tiedot liittyvät tai niiden epäillään liittyvän tapahtuneeseen vahingontekoon tai rikokseen.

Tietojen siirrot

Tietoja ei siirretä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle.

Henkilötietojen käsittelyjen suojauksen periaatteet

Järjestelmät, joihin henkilötietoja kerätään, ovat suojattu salasanalla. Jokaiselle henkilötietojen käsittelyyn oikeutetulle henkilölle on annettu oma yksilöllinen salasana, jonka käyttöä on mahdollista valvoa. Avaintenhallintadokumentteja säilytetään lukituissa avainkaapeissa kulunvalvonnalla suojatuissa tiloissa.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä seuraavanlaisia oikeuksia:

• Oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa
• Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua
• Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Oikeus vastustaa käsittelyä

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.