Tietosuojailmoitus - Asiakirjapalvelut

Tietosuojailmoitus Oulun yliopiston asiakirjapalvelujen asiakkaille (kirjaamon asiakkaat, keskusarkiston asiakkaat). Oulun yliopisto kerää ja käsittelee henkilötietojasi tässä tietosuojailmoituksessa kuvatulla tavalla.

Tietosuojailmoitus

Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto
Pentti Kaiterankatu 1
PL 8000, 90014 OULU

Käsittelytyötä valvova yksikkö:
Oulun yliopiston Asiakirjapalvelut
Palvelupäällikkönä toimii Katariina Alha, sähköpostiosoite: kirjaamo(at)oulu.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo(at)oulu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojasi käytetään vireille tulevien asioiden rekisteröintiin, asioiden valmisteluun ja päätöksentekoon, asiakirjojen toimittamiseen sekä asiakirjojen arkistointiin. Keskusarkistoon viedään henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja, jotka on tunnistettu pitkään (yli 10 vuotta) tai pysyvästi säilytettäviksi. Tietojasi voidaan käyttää myös tutkimuksellisiin ja tilastollisiin tarkoituksiin.

Oikeusperuste henkilötietojen käsittelyyn on lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattaminen: hyvä tiedonhallintatapa (JulkL 621/1999) edellyttää että olemme selvillä käsiteltäväksemme annetuista ja otetuista asioista sekä ratkaistuista ja käsitellyistä asioista. Henkilötietojen käsittely mahdollistaa yliopistolle asioiden käsittelyn, esimerkiksi lisätietojen pyytämisen sekä asian käsittelyn etenemisestä tiedottamisen asianosaisille. Rekisteröinnillä seurataan asioiden käsittelyä sekä varmistetaan julkisuusperiaatteen ja oikeusturvan toteuttaminen. Arkistoinnin osalta noudatamme arkistolakia (831/1994) ja Kansallisarkiston sen nojalla meille antamia määräyksiä.

Säännömukasiet tietolähteet

Asiakirjapalvelujen asiakkaana annat itse meille asiasi käsittelyyn liittyvät henkilötiedot. Voimme myös pyytää sinulta asiasi käsittelyssä tarpeellisia lisätietoja. Käytämme myös julkisia tietolähteitä, kuten organisaatioiden internet -sivuillaan julkaisemia henkilöstönsä yhteystietoja.

Asiakirjoihin sisältyy myös henkilöiden tietoja heidän ollessaan esimerkiksi lausunto- tai nimeämispyynnön, sopimuksen tai päätöksen allekirjoittajana tai valmistelijana.

Käsiteltävät henkilötiedot

  • nimi
  • yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, katuosoite
  • muut asiakkaan meille toimittamat henkilötiedot

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Tietoja käytetään Oulun yliopistossa, kun vireille panemaasi asiaa käsitellään. Pääsy asianhallintajärjestelmäämme on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä käyttäjärooleilla suojatussa tietoliikenteessä ja tietoverkossa. Asianhallintajärjestelmäämme on pääsy myös järjestelmän toimittajalla (Innofactor Oy). Paperisia asiakirjoja säilytetään lukituissa arkistotiloissa, joihin on pääsy vain kirjaamon henkilökunnalla sekä arkiston tietopalvelua hoitavilla henkilöillä. Voimme luovuttaa tietojasi julkisuuslain (621/1999) mukaisten tietopyyntöjen täyttämiseen. Tietoja ei siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.

Tietojen säilytysaika

Diaariin tehdyt merkinnät säilytetään pysyvästi. Muut henkilötiedot säilytetään arkistonmuodostussuunnitelmamme mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Tietyissä tilanteissa oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
  • Tietyissä tilanteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä
  • Tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Tietojenantovelvollisuus

Sinulla ei ole mitään lakisääteistä, sopimusperusteista tai muuta velvollisuutta antaa meille henkilötietojasi. Henkilötietojesi antamatta jättäminen saattaa kuitenkin johtaa tilanteeseen, jossa asiaasi ei voida käsitellä.

Ei automaattista päätöksentekoa tai muuta käyttötarkoitusta

Henkilötietojasi ei käytetä automaattista päätöksentekoa tai mitään muuta tarkoitusta varten kuin mitä tässä tietosuojatiedotteessa on mainittu.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.