Tietosuojailmoitus - Ehdotusten kerääminen hallituksen ulkopuolisiksi jäseniksi
Rekisterinpitäjä
Oulun yliopisto
Pentti Kaiterankatu 1
PL 8000, 90014 OULU
Tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo(at)oulu.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Tämä tietosuojailmoitus koskee Oulun yliopiston yliopistokollegion keräämiä ehdotuksia yliopiston hallituksen ulkopuoliseksi jäseniksi. Kuvailemme tässä dokumentissa tietosuojakäytäntöjä, jotka koskevat kyselyn yhteydessä kerättäviä ja käsiteltäviä henkilötietoja.
Yliopistokollegion tehtävänä on päättää hallituksen jäsenmäärästä sekä hallituksen ja sen jäsenten toimikauden pituudesta ja valita yliopistolain 15 §:n 4 momentissa tarkoitetut jäsenet yliopiston hallitukseen. (Yliopistolaki 22 §)
Ehdotuksia voivat jättää yliopiston opiskelijat ja henkilökunta.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot kerätään ehdotusten jättäjiltä lomakkeella.
Käsiteltävät henkilötiedot
Henkilöistä, joita ehdotetaan, kerätään kyselylomakkeella nimen lisäksi julkisesti saatavilla olevaa tietoa ehdotetun henkilön ansioista.
Ehdottajat antavat ehdotuksensa nimettömänä. Kollegio ei ota käsittelyyn ehdotuksia, joissa on erityishenkilötietoryhmiä (ts. arkaluonteiset henkilötiedot).
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Tiedot kerätään lomakkeella, joka on ulkopuolisen palveluntarjoajan palvelu. Tietoja käsittelevät yliopistokollegion jäsenet.
Tietojen siirrot
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Kerätyt henkilötiedot hävitetään käsittelyn jälkeen tai sitten, kun päätöksenteon jälkeinen tarpeellinen viestintä on suoritettu.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:
- Oikeus saada pääsy tietoihin
- Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
- Tietyissä tilanteissa oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
- Tietyissä tilanteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä
- Tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti
Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.
Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan.
Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista
Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.