Tietosuojailmoitus – Liikkeenjohdon koulutuksen koulutusohjelmat - Liikkeenjohdon koulutus

Jotta yliopisto voi hoitaa opetustehtäväänsä kuten järjestää opetusta, kerätä ja ylläpitää opinto- ja tutkintotietoja ja tarjota opiskelijapalveluita, on yliopiston käsiteltävä erilaisia tietoja, joista sinut on mahdollista tunnistaa eli henkilötietoja.

Opiskelijana olet rekisteröity ja yliopisto rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjä määrittelee henkilötietojen käsittelyn tätä tarkoitusta varten.

Tämä dokumentti kuvaa liikkeenjohdon koulutuksen käytänteitä liittyen henkilötietojen käsittelyyn.

Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto
Pentti Kaiteran katu 1, Linnanmaa
PL 8000
90014 Oulun yliopisto
Puh. +358 294 48 0000

Käsittelytyötä valvova yksikkö:
Martti Ahtisaari Instituutin johtajana toimii Petri Ahokangas emba@oulu.fi

Oulun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo(at)oulu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käyttö Oulun yliopistossa perustuu lainsäädäntöön.

Yliopiston oikeus käsitellä opiskelijoiden henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu

• yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen
  (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 e)
• lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen
  (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 c, Yliopistolaki 558/2009, Yliopistoasetus 115/1998, Valtioneuvoston asetus yliopiston tutkinnoista 794/2004, Oulun yliopiston Koulutuksen johtosääntö 2016)
• sekä tietyissä tapauksissa sopimukseen tai suostumukseen
  (EU:n tietosuoja-asetus 679/2016 artikla 6.1 a ja b)
• Yliopistolla on oikeus käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä rekisterinpitäjänä kun käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä (EU:n tietosuoja-asetus artikla 9.1 g) tai rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella (EU:n tietosuoja-asetus artikla 9.1 a).

Tietoja käsitellään julkisuuslain (621/1999) ja tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tiedot ovat julkisuuslain perusteella osin salassa pidettäviä.

Henkilötietojasi käsitellään:

• Henkilö- ja yhteystietojen ylläpidon yhteydessä,
• Opiskeluoikeuden toteuttamiseksi, hakemuksissa ja ylläpidossa,
• Opetukseen ilmoittautumisten hallinnointiin,
• Opetuksen järjestämiseksi,
• Opintosuoritusten ja suoritettujen tutkintojen hallintaan,
• Opintoneuvonnan ja –ohjauksen yhteydessä,
• Opintoja ja opiskelua koskevien todistusten ja otteiden myöntämiseen ja tutkintotodistusten myöntämiseen,
• Opiskeluoikeuteen liittyvissä hakemuksissa, kuten hyväksilukeminen tai opintoajan jatkamisilmoitus,
• Tilastointiin,
• Opetuksen ja opiskelijavalinnan kehittämiseen,
• Opiskelijoiden ja muiden yliopistoyhteisön jäsenten turvallisuuden ja opiskeluympäristön fyysisen turvallisuuden ja tietoturvallisuuden mahdollistamiseksi,
• Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään yliopiston verkkolevyllä (TATK),
• Priima-oppimisympäristössä.

Käsiteltävät henkilötiedot

Opiskelijoiden henkilö- ja opintotietoja käsitellään yliopiston eri tietojärjestelmissä ja käsin. Opiskelijaa koskevat tiedot täydentyvät osin opiskeluoikeuden aikana, esimerkiksi arvosanojen lisäämisellä opintorekisteriin.

Oulun yliopisto käsittelee seuraavia opiskelijoita koskevia henkilötietoryhmiä:

Yksilöimistiedot:

• Henkilötiedot: nimi, syntymäaika, käyttäjätunnus, koulutus, nykyisen työnantajan tiedot, sekä aiemmat työn antajat
• Taustatiedot: mm. valintatiedot, sukupuoli, kansallisuus, äidinkieli ja kielitiedot
• Yhteystiedot: sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite, postinumero, kaupunki, maa

Maksutapahtumia koskevat tiedot:

• Yritys tai organisaatio (mikäli maksajana) ja yrityksen Y-tunnus
• Laskutusosoite (jos yritys maksaa)
• Paytrail-tiedot: tilausnumero, maksun tapahtumatunnus (Paytrail ID), kurssikoodi (jota maksu koskee), hintatiedot, maksun tyyppi, maksun hyväksyntä

Opiskelua koskevat tiedot:

• Opiskeluoikeudet tutkintoihin ja ei-tutkintoon johtaviin opintoihin
• Suoritetut tutkinnot
• Lukukausi-ilmoittautumiset
• Opintosuoritukset ja niiden arviointi
• Opintojaksoille ilmoittautumiset
• Opetukseen osallistumiseen liittyvät tiedot (läsnäolo)
• Henkilökohtaiset opintosuunnitelmat sekä muut opintojen ohjaamiseen liittyvät tiedot
• Lukuvuosimaksuvelvollisuuteen liittyvät tiedot
• Opiskelijalle tarjottavien palveluiden, mukaan lukien IT-palveluiden järjestämiseksi tarpeelliset tiedot

Opiskelua koskevat tiedot, joihin voi sisältyä erityisiä, arkaluonteisia henkilötietoja:

• Henkilökohtaisiin opintojärjestelyihin ja opintojen tukemiseen liittyvät tiedot
• Opiskeluoikeuden lisäaikaa ja palauttamista koskevat tiedot
• Opiskeluun ja yliopistoympäristössä toimimiseen liittyvien poikkeamatilanteiden selvitykset ja niiden seuraamukset

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Oulun yliopistossa tietoja käsittelevät vain ne Oulun yliopiston työntekijät tai Oulun yliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään.

Tiedot on suojattu luvattomalta käsittelyltä. Pääsy opiskelijatietojärjestelmiin opiskelijatietoihin on rajattu käyttöoikeuksilla. Henkilötietoja käsittelevät pääasiassa koulutuksen järjestäjät EMBA ohjelmajohtaja ja EMBA ohjelmakoordinaattori sekä opetushenkilökunta. Lisäksi henkilötietoja tietoja voidaan käsitellä täydentävien opintojen keskuksessa, tila- ja turvallisuuspalveluissa, koulutuspalveluissa, tietohallintopalveluissa, henkilöstöpalveluissa ja talouspalveluissa.

Oulun yliopisto voi käyttää myös ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä kuten järjestelmäpalveluita tarjoavia yrityksiä, jotka käsittelevät henkilötietoja Oulun yliopiston lukuun toimeksiantosopimuksen perusteella.

Oulun yliopisto luovuttaa henkilötietoja yliopiston ulkopuolelle tai käsittelee niitä muita kuin alkuperäiseen käyttötarkoitukseensa vain lainmukaisissa tilanteissa.

• Master of Safety™ -koulutusohjelmassa aikaisemmin hankitun osaamisen tunnistaminen ja tunnustaminen (AHOT) tapahtuu Finnsafe ry:n toimesta hakijan täyttämän AHOT-lomakkeen perusteella.

Lisäksi Oulun yliopisto voi luovuttaa opiskelijoiden henkilötietoja

• julkisuuslain (Julkisuuslaki 621/1999) tai muun lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi.

Henkilötietojen suunnitellut siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, kun henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle suoritetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika / Määrittämiskriteerit

Järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen sekä manuaalisen aineiston säilytysajat perustuvat lakiin ja Oulun yliopiston tiedonohjaussuunnitelmaan ja siltä osin kun laki tai tiedonohjaussuunnitelma ei määritä säilytysaikaa, niin niin pitkään kuin on kohtuudella tarpeellista kyseisen henkilötiedon käsittelyn kannalta.

Rekisteröidyn oikeudet omiin henkilötietoihinsa

Opiskelijalla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

• Oikeus saada pääsy omiin tietoihin
• Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
• Tietyissä tilanteissa oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
• Tietyissä tilanteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä
• Tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat käyttää em. oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Oikeus peruuttaa suostumus

Lisäksi tilanteissa, joissa opiskelijan henkilötietojen käsittely perustuu yksinomaan suostumukseen, opiskelija voi peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttaminen tehdään ensisijaisesti sille taholle, jolle suostumus oli annettu. Jos tämä on mahdotonta, niin opiskelija voi ottaa yhteyttä reksiterinpitäjän vastuuyksikköön.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustava vaatimus tai sopimuksen edellyttämä vaatimus ja onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot / tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraukset?

Opiskelija antaa kulloinkin tarpeelliset henkilötietonsa ja hän vastaa niiden oikeellisuudesta. Henkilötietojen toimittaminen on useissa prosesseissa välttämätön edellytys asian hoitamiselle.

Henkilötietojen käsittely automaattisen päätöksentekoon ml. profilointi

Ei

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.