Tietosuojailmoitus – hakijoille suunnattu livechat-palvelu

Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto
Pentti Kaiterankatu 1
PL 8000, 90014 Oulu

Käsittelytyötä valvova yksikkö:
Oulun yliopiston Viestintä-, markkinointi- ja yhteiskuntasuhteet.
Viestintäjohtajana toimii Marja Jokinen, sähköpostiosoite: viestinta(at)oulu.fi

Yhteyshenkilö chat-palvelua koskien
Markkinointisuunnittelija Hannakaisa Alaluusua, etunimi.sukunimi(at)oulu.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo(at)oulu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Chattaa opiskelijalähettiläiden kanssa -livechat on saatavilla kandi- ja maisteriohjelmiin sekä opiskelijaelämään liittyvillä hakijoille suunnatuilla verkkosivuilla oulu.fi -verkkopalvelussa. Palvelun tarkoituksena on kertoa eri tutkinto-ohjelmissa opiskelusta ja opiskelijaelämästä Oulussa. Hakijat voivat keskustella Oulun yliopiston opiskelijalähettiläiden kanssa ja saada ensikäden tietoa eri aloilla opiskelusta ja opiskeluarjesta. Jokaisella chattaavalla opiskelijalähettiläällä on henkilökohtainen käyttäjätili chat-palvelussa.

Henkilötietojasi käytetään chat-palvelun toteuttamiseen. Käytämme tietojasi ainoastaan chat-palvelun hallintaan ja sen toiminnallisuuksien kehittämiseen. Laillinen peruste käsitellä henkilötietojasi on oikeutettu peruste, sillä emme voi tarjota chat-palvelua keräämättä mitään henkilödataa.

Voit käyttää lähettiläs-chat-palvelua ilman rekisteröitymistä ja kannustamme sinua olemaan antamatta mitään henkilökohtaisia tietojasi keskustellessasi opiskelijalähettiläämme kanssa. He eivät myöskään pyydä sinua jakamaan henkilötietojasi.

Kaikki chat-keskustelut tallennetaan palvelun laadun varmistamiseksi. Tallenteita voidaan käyttää sisäiseen koulutukseen asiakaskokemuksen ja palvelun kehittämiseksi. Anonymisoituja keskusteluja käytetään myös tilastointiin.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tallennettu henkilötieto koostuu chat-käyttäjän antamista tiedoista, niiden tallenteista sekä chat-järjestelmän automaattisesti luomista tunnisteista.

Chat-palvelua voi käyttää rekisteröitymättä. Kannustamme sinua olemaan antamatta mitään henkilökohtaisia tietojasi keskustellessasi opiskelijalähettiläämme kanssa.

Käsiteltävät henkilötiedot

Tallennettu henkilötieto koostuu chat-käyttäjän antamista tiedoista, niiden tallenteista sekä chat-järjestelmän automaattisesti luomista tunnisteista.

Kun keskustelet chatissa opiskelijalähettiläämme (chat-agentin) kanssa, käsittelemme seuraavia tietoja:

• Chat-keskustelua koskeva data. Keskustelun aikana tallennettu viestien vaihto asiakkaan ja chat-agentin välillä ja keskustelun kesto. Keskustelun sisältö.
• Asiakkaan IP-osoite, selain, käyttöjärjestelmä
• Verkkosivu, jolta chat käynnistettiin ja chat-ikkunan identifioija.
• Chat-asiakaspalvelijan tiedot (rekisteröitynyt käyttäjä)
• Yksittäisen chat-keskustelun asiakaspalvelija
• Verkkoanalytiikka

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Siirrämme henkilötietoja ainoastaan Oulun yliopiston organisaation sisällä ja vain siinä laajuudessa, kuin se on chat-palvelun järjestämiseksi tarpeellista.

Henkilötiedot on suojattu asiattomalta käytöltä käyttäjätunnistuksen avulla. Tietojen käsittelijöillä on pääsy järjestelmään sen ylläpitämiseksi. Henkilötietoja ei siirretä kolmansille osapuolille, joita ei ole mainittu tässä tietosuojailmoituksessa.

Henkilötiedot säilytetään Giosg Oy:n palvelimella Euroopassa. Giosg tarjoaa chat-palvelun ja on sen tietojenkäsittelijä. Lue lisää giosgin tietosuojasta ja GDPR-yhteensopivuudesta: https://www.giosg.com/privacy-policy ja Security | giosg.

Henkilötietojen siirrot

Tietojasi ei siirretä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Chat-asiakkaan henkilötiedot ja chat-asiakaspalvelijan välillä vaihdetut viestit tuhotaan automaattisesti 18 kuukauden sisällä.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä seuraavanlaisia oikeuksia:

• Oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin
• Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua
• Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
• Oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen
• Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Ei automaattista päätöksentekoa tai muuta käyttötarkoitusta

Henkilötietojasi ei käytetä automaattista päätöksentekoa tai mitään muuta tarkoitusta varten kuin mitä tässä tietosuojailmoituksessa on mainittu.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.