Tietosuojailmoitus - Oulun yliopiston työpaikan hakijoita koskeva tietosuojailmoitus

Tämä tietosuojailmoitus koskee avoimien työpaikkojen ilmoittamista, hakijoiden tietojen keräämistä ja vertaamista valintapäätöksen tekemiseksi, avoimien hakemusten keräämistä sekä raportointia.

Tietosuojailmoitus

Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto
Pentti Kaiterankatu 1
PL 8000
90014 Oulun yliopisto

Käsittelytyötä valvova yksikkö:
Oulun yliopiston Henkilöstöpalvelut
Työnhakijarekisterin yhteyshenkilöitä ovat henkilöstöjohtaja Jarmo Okkonen, jarmo.okkonen(at)oulu.fi, HR-kehittämispäällikkö Päivi Rundgren, paivi.rundgren(at)oulu.fi ja Tero Vedenjuoksu, tero.vedenjuoksu(at)oulu.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo(at)oulu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Käsittelyn tarkoituksena on avoimien työpaikkojen ilmoittaminen, hakijoiden tietojen kerääminen ja vertaaminen valintapäätöksen tekemiseksi, avoimien hakemusten kerääminen sekä raportointi.

Käsittelyn oikeudelliset perusteet:

EU:n tietosuoja asetuksen 6 art. 1. b) mukaisesti käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

EU:n tietosuoja asetuksen 6 art. 1. c) mukaisesti käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

EU:n tietosuoja-asetuksen 6 art. 1. e) mukaisesti käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

EU:n tietosuoja-asetuksen 6 art. 1. a) mukaisesti rekisteröity on antanut suostumuksensa. Poikkeuksellisesti perusteena voi olla myös rekisteröidyn suostumus, jos kyse on vapaaehtoisesta virkistys- tai muusta vastaavasta tapahtumasta, joka ei suoraan liity työntekijän työtehtäviin taikka työnantajavelvollisuuksien hoitoon.

Tilastojen toteuttaminen perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan ja kansalliseen tietosuojalakiin (4 §).

Käsiteltävät henkilötiedot

  • Henkilön perustiedot (nimi, sukunimi, sähköpostiosoite, maa, matkapuhelinnumero, syntymäaika, sukupuoli ja muut vastaavat tiedot).
  • Koulutusta ja kielitaitoa koskevat tiedot
  • Työkokemusta koskevat tiedot
  • Osaamista koskevat tiedot
  • Tutkimuksellisia ja opetuksellisia ansioita koskevat tiedot
  • Hakutoiveet
  • Lisätiedot (työn mahdollinen aloittamisaika, suosittelijat, vahvuudet, lisätiedot, mistä sai tiedon työpaikasta)
  • Liitteet

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Tiedot ovat ainoastaan omassa käytössäsi, kunnes lähetät hakemuksesi. Tämän jälkeen niitä käsittelevät rekrytointiin osallistuvat henkilöt. Rekisteriä käyttää 1.1.2023 alkaen Varbi-rekrytointijärjestelmä. Rekrytointijärjestelmän kautta lähetettyjen hakemusten osalta pääsy henkilötietoihin on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä käyttäjärooleilla suojatussa tietoliikenteessä ja tietoverkossa. Paperitallenteita ja -tulosteita säilytetään lukituissa tiloissa ja kaapeissa.

Henkilötietojen siirrot

Hakuprosessi on avoin ja läpinäkyvä julkisuuslain mukaisesti (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999). Tietojasi voidaan luovuttaa:

  • Rekrytointien raportointitarkoituksiin
  • Opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruuseen
  • Rekrytointiin osallistuville arvioijille sekä arviointilausunnot muille arvioiduille hakijoille
  • Pyydettäessä hakijoiden nimet ja hakemustiedot, pois lukien yksityiselämää koskevat tiedot
  • Valitun henkilön nimi muille hakijoille

Digitaalista hakijapalautekyselyä varten nimesi, sähköpostiosoitteesi ja haettu työpaikka siirretään liittymällä rekrytointijärjestelmä Varbista hakijapalautekyselyä tuottavaan Realcruit-järjestelmään (toisin sanoen Grade-konsernin sisällä). Siirtyvät tiedot poistuvat Realcruitista kolmen kuukauden jälkeen siirrosta automaattisesti. Antamasi hakijapalaute on anonyymiä.

Liittymällä siirretään myös pysyvästä säilytettävät rekrytointiasiakirjat rekrytointijärjestelmästä yliopiston asianhallintajärjestelmään.

Tietoja luovutetaan EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle edellä luetelluissa tilanteissa. Mikäli henkilötietojasi siirretään EU/ETA alueen ulkopuolelle, voi tämä tapahtua vain EU:n tietosuoja-asetuksen mahdollistamissa tilanteissa ja edellytyksillä.

Henkilötietojen säilytysaika

Säilytysaika hakemusten henkilötiedoille järjestelmässä on 24 kuukautta rekrytointipäätöksentekohetkestä, minkä jälkeen tiedot poistetaan järjestelmästä. Valitun hakuasiakirjat, hakijayhteenveto (hakijoiden nimet ja syntymäajat) ja rekrytointimuistio säilytetään pysyvästi arkistossa sähköisessä muodossa yliopiston asianhallintajärjestelmässä. Asiantuntija-arviointia käyttävissä rekrytoinneissa pysyvästi säilytettäviä rekrytointiasiakirjoja ovat lisäksi asiantuntijalausunnot ja asiantuntija-arvioitujen hakuasiakirjat. Hakemukset, joita ei lähetetä rekrytointijärjestelmän kautta vaan esimerkiksi sähköpostilla, poistetaan viimeistään 24 kuukauden kuluessa rekrytointipäätöksentekohetkestä.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
  • Tietyissä tilanteissa oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
  • Tietyissä tilanteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa käsittelyä
  • Tietyissä tilanteissa oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja suoritetaan automaattisesti

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.