Tietosuojailmoitus - Uutiskirjeet

Oulun yliopisto lähettää useita erilaisia uutiskirjeitä. Tässä tietosuojailmoituksessa kuvataan, mitä tietoja uutiskirjeiden vastaanottajista tallennetaan ja miten näitä tietoja käsitellään.

Tietosuojailmoitus

Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto
Pentti Kaiterankatu 1
PL 8000, 90014 Oulu

Käsittelytyötä valvova yksiköt:
Oulun yliopiston Viestintä-, markkinointi- ja yhteiskuntasuhteet.
Viestintäjohtajana toimii Marja Jokinen, sähköpostiosoite: viestinta(at)oulu.fi

Oulun yliopiston Innovaatiokeskus
Johtajana toimii Jouko Uusitalo, sähköpostiosoite: innovaatiokeskus@oulu.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo(at)oulu.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojasi hyödynnetään Oulun yliopiston uutiskirjeiden vastaanottajalistojen hallinnoinnissa ja uutiskirjeiden lähetyksessä.

Oulun yliopisto täyttää yliopistolain 2§:ssa annettua lakisääteistä tehtävää yleiseen etuun perustuen, kun se tutkii, opettaa ja harjoittaa yhteiskunnallista vuorovaikutusta. Julkisuuslain 20§ mukaan yliopiston on edistettävä toimintansa avoimuutta ja huolehdittava siitä, että yleisön tiedonsaannin kannalta keskeiset tiedot ovat saatavilla.

Voit saada yliopistolta uutiskirjeitä, koska olet joko itse tilannut kirjeen tai saadat kirjeen lahjoittaja- tai alumnisuhteesi tai asemasi perusteella.

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa Oulun yliopiston alumnien, lahjoittajien ja muiden sidosryhmien erillisestä henkilöstörekisteristä uutiskirjerekisteriin. Lisätietoja Oulun yliopiston sidosryhmäsuhteiden rekisterissä ylläpidettävistä henkilötiedoista ja niiden käsittelystä kyseisen rekisterin erillisessä tietosuojailmoituksessa.

Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

  • Uutiskirjeen tilanneiden henkilöiden ilmoittamat sähköpostiosoitteet
  • Oulun yliopiston alumni-, sidosryhmä- ja varainhankinnan rekisteristä luovutetut sähköpostiosoitteet
  • Tiettyjen uutiskirjeiden osalta voidaan kerätä myös tilaajien ilmoittama etunimi- ja sukunimitieto.
  • Lisäksi yliopiston käyttämät uutiskirjepalvelut keräävät ja tallentavat tietoa uutiskirjeiden avauksista ja klikkauksista, joten myös näitä tietoja voidaan käsitellä.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Oulun yliopisto lähettää uutiskirjeitä kahdella eri järjestelmällä. Käsittelemämme henkilötiedot sijaitsevat Liana Technologies:n ylläpitämässä järjestelmässä tai Microsoftin Dynamics 365 -CRM-asiakasrekisterissä. Henkilötietojasi käsittelevät vain sellaiset henkilöt Oulun yliopistossa, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Lisäksi järjestelmätoimittajilla Liana Technologies, Digia sekä Elisa on teknisen ylläpidon järjestämiseksi pääsy tietoihin sen järjestelmän osalta, jossa ovat toimittajina.

Tietojen siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen käsittelyjen suojauksen periaatteet ja niiden säilytysaika

Henkilötietojasi käsittelevät vain sellaiset henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Henkilötietojesi käsittely edellyttää tunnistautumista.

Henkilötietoja säilytetään palvelussa toistaiseksi tai niin kauan kuin uutiskirjeiden henkilötietojen poistamista pyydetään. Tiedot voidaan poistaa myös asiakassuhteen päättymisen vuoksi. Uutiskirjeen peruminen ei johda henkilötietojen lopulliseen poistamiseen järjestelmästä.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on uutiskirjeen vastaanottajana seuraavat oikeudet:

  • Oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin
  • Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
  • Oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen
  • Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo(at)oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.