Oulun yliopiston kiusaamis- ja häirintäepäilyjen käsittelyn toimintamalli tarkastettu

Sisäinen tarkastus on riippumatonta ja objektiivista arviointi- ja varmistustoimintaa, jossa tarkastellaan organisaation prosessien ja riskienhallinnan tarkoituksenmukaisuutta sekä hyvän hallintotavan toteutumista. Oulun yliopiston sisäisen tarkastuksen toiminnassa noudatetaan alan kansainvälisiä käytäntöjä.

Tarkastus toteutettiin dokumentaatiotarkastuksella, jota täydennettiin haastatteluilla ja otostarkastuksella. Sisäinen tarkastus on suorittanut tarkastusosuuden ja sen raportoinnin itsenäisesti. Lisäksi hallitukselle esiteltiin toimenpidesuunnitelma, jonka toteuttamisesta vastaa operatiivinen johto. Arviointiperusteena tarkastuksessa on käytetty mm. Oulun yliopiston sisäistä ohjeistusta, työturvallisuuslakia (738/2002), hallintolakia (434/2003), yliopistolakia (558/2009) sekä työsopimuslakia (55/2001).

Ohjeistusta selkeytetään ja prosessin omistajaksi on vahvistettu työsuojelupäällikkö

Kiusaamis- ja häirintäepäilyjen käsittelyn toimintamallia voi pitää perusperiaatteiltaan toimivana, mutta prosessin arvioidaan vaativan nopeita korjaavia toimia erityisesti vastuiden ja roolien selkeyttämiseksi. Tarkastushavainnot jakautuivat skaalalla toimiva–riittämätön.

Tarkastusraportissa todetaan, että käsiteltävät tapaukset ovat hyvin monimuotoisia ja ohjeistusta ei ole tarkoituksenmukaista laatia pakottavaksi tai muotoon, jossa jokaiseen mahdolliseen tapaukseen olisi ennalta varauduttu. Ohjeistusta voidaan kuitenkin tarkentaa roolien ja vastuiden osalta, jotta tulkintaerojen riski pienenee. Käsittelyt ovat kaikille osapuolille henkisesti raskaita, joten prosessin tulisi olla mahdollisimman ennustettava.

Nykyinen ohjeistus on henkilöstön ollessa osapuolena laadittu esihenkilövetoiseksi, mutta käytännössä selvitysvastuuta on siirretty paljon henkilöstöpalveluille ja koulutuspalveluille. Ohjeistuksen mukaan käytäntöä tulisi muuttaa siten, että esihenkilöille tulisi enemmän vastuuta ja palveluyksiköiden rooli olisi tukea ja seurata asian etenemistä.

Prosessin omistajuus suositellaan määrittelemään selkeämmin. Vastuutahoksi sekä ohjeistuksen omistajaksi on vahvistettu työsuojelupäällikkö.

Positiivisena tarkastushavaintona oli, että useita aiheeseen liittyviä dokumentteja on päivityksen alla ja uusi eettinen ohjeistus (Code of Conduct) valmistumassa. Myös prosessin tukena toimiva järjestelmä on selvitysvaiheessa.

Kiusaamis- ja häirintäepäilyjen ilmoituslomakkeen kautta on ilmoitettu 1.1.2019-31.12.2023 välisenä aikana yhteensä 151 tapausta. Lisäksi ilmoituksia on tullut suoraan henkilöstöpäälliköille ja koulutuspalvelupäälliköille. Otostarkastuksessa käytiin läpi vuoden 2023 ilmoitusten (35 kpl) käsittely.

Tarkastuksen suosituksena on, että käsittelyjen dokumentointia on syytä tehdä määrämuotoisemmin. Suositeltavaa olisi kirjata myös prosessien keskeytymiset, jos esimerkiksi ilmoittaja peruu ilmoituksen tai tarvittavia tietoja asian käsittelemiseksi ei saada. Tarkastuksessa ei pystytty todentamaan kaikkien vuoden 2023 tapausten käsittelyn kulkua. Työsuojelupäällikkö käy läpi epäselviksi jääneet tapaukset.

Ulkopuolinen tuki selvittämistyölle tulee olla mahdollista – poikkeukset perusprosessista on perusteltu asianmukaisesti

Tarkastuksessa käsiteltiin omana kohtanaan pääluottamusmiesten hallitukselle lähettämässä, 21.11.2023 päivätyssä kirjeessä ilmaistu huoli ohjeiden noudattamisesta. Työnantaja on pyrkinyt selvittämään kirjeen allekirjoittaneilta tarkempia tietoja esitettyihin poikkeamiin työturvallisuuslain edellyttämällä tavalla, jotta toimet tilanteen korjaamiseksi olisi voitu tehdä. Pääluottamusmiehillä ei ollut tarjota tarkentavia tietoja poikkeamista ja 5.3.2024 päivätyn vastauksen mukaan tapaukset eivät ole enää akuutteja.

Huolenilmaisun pohjalta tehtyjen haastattelujen perusteella huoli kohdistui asianajajan käyttöön tapausten selvittelyssä, prosessin käsittelyyn osallistuviin henkilöihin sekä samaan asiayhteyteen liittyvien tapausten yhteiskäsittelyyn.

Yliopiston ohjeistuksen mukaan tapausten käsittelyssä voidaan konsultoida osapuolista riippuen yliopiston muuta johtoa, opintopsykologia, esihenkilön linjajohtoa, henkilöstöpäällikköä tai muita asiantuntijoita.

Tarkastuksessa ilmeni vuosien 2018–2023 aikana kolme tapausta, jossa on päädytty ulkopuoliseen selvittäjään. Ulkopuolista tukea oli hankittu haastavissa ja korostuneesti riippumattomuutta vaatineissa tapauksissa. Tarkastuksen perusteella poikkeaminen perusprosessista on perusteltu ja dokumentoitu asianmukaisesti. Käsitellyissä tapauksissa ulkopuolinen selvittäjä on kuullut osapuolia ja laatinut selvityksen pohjalta johtopäätökset sekä toimintasuositukset.

Tarkastusraportissa todetaan, että selvitystilanteisiin voi liittyä erityisosaamista vaativia kysymyksiä ja myös ulkopuolisen tuen hankkiminen tulee olla mahdollista, jotta työnantaja voi täyttää työturvallisuuslain velvoitteet selvittää epäilyt häirinnästä ja epäasiallisesta kohtelusta. Sisäisen selvittäjän käyttöön voi liittyä suurempi eturistiriitariski ja myös selvittäjän työrauha tulee pystyä turvaamaan.

Koska vastuu sisäisestä prosessista ja ohjeistusten laatimisesta sekä osaaminen tapausten käsittelyyn on ollut henkilöstöpalveluissa, tarkastusraportissa pidetään luontevana, että myös henkilöstöjohtaja on ottanut selvitysten toteuttamistapaan kantaa haastavissa tilanteissa.

Useampi ilmoitus on yhdistetty samaan käsittelyyn tilanteissa, joissa ilmoituksissa mainitut tapahtumat olivat selvittäjän mukaan pääpiirteissään samoja tapahtumia. Toimintatapa näyttää tarkastuksen pohjalta yhtenäiseltä, eli samaan asiayhteyteen liittyvät ilmoitukset pyritään käsittelemään yhden selvittelyn pohjalta.

Jotta toiminta olisi läpinäkyvää, tarkastusraportissa suositellaan kuvaamaan ohjeistukseen tarkemmin, missä prosessin vaiheessa ja kenen päätöksellä ulkopuoliseen selvittäjän käyttöön voidaan päätyä. Yliopistoa suositellaan määrittelemään tarkemmin roolit, joilla on vastuita prosessissa. Lisäksi suositellaan tarkentamaan ohjeistukseen toimintatapa, mikäli samaan käsittelyyn yhdistetään useampi ilmoitus.

Liite: Sisäisen tarkastuksen raportti kiusaamisen ja häirinnän tapausten käsittelystä