Selvitys yliopistokollegion 15.6. tekemään päätökseen liittyen

Toukokuun kokouksessaan yliopistokollegio pyysi tarkennuksia mm. yhteisten kulujen kohdentamisen periaatteista ja kohdennuksista koulutukseen ja tutkimukseen yliopistotasolla ja jokaisessa tiedekunnassa; yliopiston kiinteistöstrategiaa kirjallisessa muodossa sekä tietoa hallituksen pöytäkirjaa 24.11.2021 koskevien muutosehdotusten käsittelystä.

Kesäkuun kokouksessaan 15.6.2022 yliopistokollegio vahvisti vuoden 2021 tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen. Esityslistassa päätösesityksenä oli myöntää yliopiston rehtorille ja hallitukselle vastuuvapaus. Olli Silvén teki asiakohtaan vastaesityksen, jota Jari Laru kannatti. Äänestyksen jälkeen rehtorille ja hallitukselle myönnettiin vastuuvapaus vuodelta 2021 seuraavalla poikkeuksella: rehtorille ja hallituksen vuoden 2021 puheenjohtajalle ei myönnetä vastuuvapautta kolmen asian osalta, jotka sisältyivät kollegion toukokuussa tekemään lisäselvityspyyntöön.

Selvennykseksi kollegion päätöksiin liittyen kustakin asiakohdasta:

Yleiskustannusten raportointi ja toimintokohtainen tuloslaskelma

Yleiskustannusten kohdentumiseen liittyen kollegiolle toimitettiin tilinpäätösaineiston lisäksi selvitys yleiskustannuksista kohdennetuista kustannuksista sekä tiedekuntien kohdentamisperiaatteet.

Kollegion 15.6.2022 kokouksen pöytäkirjan valmistuttua on nyt käynyt ilmi, että kollegion keskustelu on koskenut tilinpäätöstietojen liitetiedoissa olevaa toimintokohtaista tuloslaskelmaa. Toimintokohtainen tuloslaskelma lasketaan OKM:n määrittelemän raportointi- ja talouskoodiston mukaisesti ja se on tapa raportoida yliopiston tulos varsinaisen tuloslaskelman rinnalla. Toimintokohtaisia tietoja käytetään korkeakoulujen toiminnan seuraamiseen korkeakoulujärjestelmän näkökulmasta.

OKM:n raportointi- ja talouskoodisto ohjaa, millaisilla periaatteilla yleiskustannuksia kohdennetaan korkeakouluille yliopistolaissa määritellyille tehtäville. Laskelmassa tuloslaskelman tuottojen ja kustannusten erät jaetaan päätehtäville työajankohdennuksen tuntien jakaumien perusteella. Laskelma tehdään tulosyksikkötasolla (tiedekunnan yksiköt) tarkoittaen, että yksikön työajankohdennusten jakauma määrittää kuinka suuri osuus tuotoista ja kustannuksista kohdentuu tutkimukseen, opetukseen ja yhteiskunnalliseen sekä taiteelliseen toimintaan. Yhteiset kustannukset kuten tukitehtävät yksikössä kohdennetaan toiminnoille osana tätä laskentaa.

Tukipalveluyksiköiden kustannukset kohdennetaan päätehtäville ensivaiheessa tukiyksikön luonteen perusteella ja toisessa vaiheessa tulosyksikön päätehtävien jakauman perusteella. Opetuksen tukiyksiköt kohdennetaan opetustoiminnan osuuteen yhteisistä kuluista ja tutkimuksen tukiyksiköt tutkimuksen osuuteen yhteisistä kuluista. Muiden tukiyksiköiden kustannukset kohdennetaan ensiksi henkilömäärien perusteella perusyksiköille (tiedekuntien tulosyksiköt ja erillisyksiköt) ja siellä näiden työaikajakaumien perusteella päätehtäville. Harjoittelukoulut esitetään laskelmassa omana kokonaisuutenaan.

Tarkempaa tietoa raportoinnista, työajan kohdentamisesta, henkilöstösivukulukertoimista ja yleiskustannuskertoimista, joita Oulun yliopisto raportoinnissaan noudattaa, löytyy dokumentista Korkeakoulujen taloushallinnon koodisto OKM/2/500/2018 (päivätty 30.11.2020).

Kiinteistöstrategia muodostuu tehdyistä tarkasteluista sekä hallituksen päätöksistä asian edetessä

Tarkennuspyynnössään kollegio pyysi lähettämään sähköisessä muodossa kiinteistöstrategian tai jakamaan linkin, josta se on luettavissa.

Toimintakertomuksessa on ollut valitettava epätarkka muotoilu, joka on johtanut tulkintaan siitä, että kiinteistöstrategia olisi jokin yksi tietty dokumentti. Tosiasiassa yliopiston kiinteistöstrategia muodostuu eri näkökulmista tehdyistä tarkasteluista sekä hallituksen asian edetessä tekemistä päätöksistä. Tämä prosessi on yhä käynnissä. Kiinteistöstrategiaa on tarkasteltu yliopiston tulevaisuusnäkymien ja tarpeiden, talous- ja vuokratilanteen kehityksen, eri rakentamis- tai korjausinvestointivaihtoehtojen kustannusvertailujen sekä riskiarviointien näkökulmista. Tehdyt selvitykset toimitettiin kollegiolle.

Hallituksen pöytäkirjaa 24.11.2021 koskevien muutosehdotusten käsittely ja dokumentointi

Kollegiolle on toimitettu yliopiston hallituksen työjärjestys, jossa kuvataan myös pöytäkirjakäytännöt.

Pöytäkirjan laatii hallituksen sihteeri. Pöytäkirjaan kirjataan päätöksen tausta ja perustelut, päätösesitys sekä hallituksen päätös. Päätettävissä asioissa todetaan esittelijän nimi. Pöytäkirjan merkitään mahdolliset eriävät mielipiteet, mahdolliset äänestykset ja hallituksen jäsenten jääviydet. Hallituksen kokouksista pidetyn pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja sihteeri.

Yliopiston rehtori toimii hallituksen esittelijänä, mutta ei osallistu pöytäkirjojen laatimiseen tai tarkastamiseen.

Tilintarkastuskäytäntö vastuuvapauden epäämisessä on erittäin tiukka

Julkisoikeudellisen yliopiston tilintarkastuksen toimittamiseen sekä tilintarkastajien asemaan ja vastuuseen sovelletaan tilintarkastuslakia. Tilintarkastajien valinta kuuluu yliopistokollegion tehtäviin. Oulun yliopiston ja yliopistokonsernin tilinpäätöksen tilintarkastuksen perusteella ei ole tullut esille asioita, mitkä estäisivät tilintarkastajia antamasta niin sanotun vakiomuotoisen tilintarkastuskertomuksen. Tilintarkastajien suorittamassa hallinnon tarkastuksessa ei ole tullut esille vastuuvapauteen vaikuttavia seikkoja.

Vastuuvapauden myöntäminen tarkoittaa käytännössä sitä, ettei kollegio esitä vahingonkorvausvaatimusta hallituksen jäsenille tai rehtorille edellisen tilikauden aikaisesta toiminnasta ja tehtävien hoidosta. Yliopistolaissa vastuuvapauden epääminen on yhdistetty vahingonkorvauskanteen nostamiseen.

Tilintarkastuskäytäntö vastuuvapauden epäämisessä on erittäin tiukka eli toimielin tai henkilö, jolta vastuuvapaus evätään, tulee olla syyllistynyt tekoon tai laiminlyöntiin, josta saattaa seurata vahingonkorvausvelvollisuus yliopistoa kohtaan tai toimielin tai henkilö on rikkonut yliopistolakia taikka hallintosääntöä. Ja vahingonkorvausvelvollisuus tai lain/sääntöjen rikkominen tulee olla olennainen ja todennäköisyys vahingonkorvausvelvollisuuden syntymiselle todennäköinen.