Teams-kokousten tallennuskäytännöt muuttuvat

Microsoftin elokuun aikana voimaan tuleva uudistus muuttaa Teams-kokousten tallenteiden oletussijainnin O365-palvelussa. Ennen uudistusta kokoustallenteet tallentuvat Microsoft Streamiin ja ne säilyvät Streamissä edelleenkin. Uudistuksen jälkeen kokoustallenteiden sijainti määräytyy kokoustyypin tai tallennuksen aloittajan mukaan siten, että tiimin ajastetut kanavakokoukset tallennetaan tiimin SharePoint-kansioon ja muut kokoukset tallentajan omaan OneDrive for Business -tallennustilaan.

Microsoft aloittaa muutostyön asiakkailleen 16.8.2021 alkaen. On mahdotonta sanoa tarkkaa ajankohtaa muutokselle yliopiston O365-palvelussa, mutta se tullee voimaan elokuun loppuun mennessä.

Kanavakokoukset

Kanavakokous on tietyn tiimin jäsenille tarkoitettu Teams-kokous, joka ajoitetaan aina Teamsissa joko kanavalla ("Järjestä kokous" -toiminnolla) tai Teamsin kalenterissa lisäämällä tietyn tiimin kanava kokouksen tietoihin.

Jos kanavakokous tallennetaan, kokoustallenne sijaitsee tiimin SharePoint-dokumenttikirjastossa, kanavan Tiedostot-välilehdellä kansiossa nimeltä Recordings (Tiimin nimi - Kanavan nimi/Documents/Recordings).

  • Kokoustallennelinkki tulee näkyviin tiimin kanavan keskusteluun.
  • Kaikilla tiimin jäsenillä on automaattisesti oikeudet katsoa kanavakokousten tallenteita.
  • Tallennuksen aloittajalla on automaattisesti tallenteen muokkausoikeus ja muiden tiimin jäsenten oikeudet tallenteeseen periytyvät tiimin jäsenyyksien mukaan ja ovat yleensä samat kuin muissakin tiimin tiedostoissa.

Muut Teams-kokoukset

Muita kokouksia ovat:

  • adhoc-kokoukset
  • Outlookissa tai Teamsissa sellaiset kalenterin kautta ajoitetut kokoukset, joita ei ole osoitettu millekään kanavalle ja
  • Teamsin chatin/keskustelun kautta aloitetut kahdenväliset puhelut tai ryhmäpuhelut.

Jos näitä kokouksia tallennetaan, tallenne sijaitsee sen henkilön, joka painoi "Aloita nauhoitus"-toimintoa, OneDrive for Business -tallennustilan Recordings-kansiossa (tallentajan OneDrive for Business/Recordings).

  • Kokoustallennelinkki tulee näkyviin kokouksen keskusteluun.
  • Kaikilla kokoukseen kutsutuilla organisaation jäsenillä on automaattisesti oikeudet katsoa kokousten tallenteita.
  • Organisaation ulkopuolisille kokoukseen kutsutuille voidaan jakaa katseluoikeudet. Katseluoikeus ei tule automaattisesti, vaan kokouksen järjestäjän tai tallennuksen aloittajan täytyy jakaa oikeudet. Oikeudet jaetaan samoin kuin muillekin OneDrive-tiedostoille.
  • Kokouksen järjestäjällä ja tallennuksen aloittajalla on oikeus muokata ja jakaa tallennetta.

Katso lisätietoa Microsoftin ohjeista: Kokouksen tallentaminen

Viimeksi päivitetty: 6.8.2021