Uudelle työntekijälle

Kun olet saanut yliopistolta tiedon hakemaasi tehtävään valituksi tulemisesta, toimitathan henkilötietosi mahdollisimman pian sähköisellä henkilötietolomakkeella työsopimuksen tekoa varten. Sähköiseen lomakepalveluun voit tunnistautua suomalaisilla pankkitunnuksilla, varmennekortilla ja mobiilivarmenteella sekä tietyillä ulkomaalaisen tunnistustavoilla. Lisätietoa em. linkin kautta.

Jos tunnistautuminen ei ole mahdollista, voit ladata ja täyttää Henkilötietolomakkeen (Word), ja lähettää henkilöstöpalveluihin luottamuksellisena viestinä palveluosoitteeseen hr(at)oulu.fi, alla ohjeet.

Huomioi lisäksi, jos olet muuttanut Suomeen EU:n alueelta, toimita henkilötietojen liitteenä kopio passistasi ja EU:n ulkopuolelta muuttaneena passikopion lisäksi kopio oleskelulupakortistasi (molemmat puolet).

Jos haluat lähettää luottamuksellista tietoa yliopistolle ennen työsuhteen alkua, mihin tahansa yliopiston sähköpostiosoitteeseen, voit tehdä niin securemail.oulu.fi-palvelun avulla. (Kyseessä on eri palvelu kuin se, jota käytetään verokortin lähettämiseen.)

• Katso ohje seuraavasta linkistä: Turvaposti

Yliopiston henkilökortti myönnetään kaikille Oulun yliopiston palvelussuhteissa oleville työntekijöille.

Henkilökorttia ei myönnetä:

• Työsopimuksettomat tuntityöntekijät ja ne dosentit, joiIla ei ole muuta palvelussuhdetta yliopistoon
• Perustutkintoa (LL; KM; DI, FM, jne) suorittavat ja ne yliopiston tiloissa työskentelevät tutkijat (palkka muualta kuin yliopistoIta), joilla on voimassa oleva opiskelijakortti

Uusi työntekijä ottaa itse valokuvan henkilökorttia varten:

• Värillinen pystykuva
• Kuvassa tulee näkyä kasvot ja olkapäät
• Vaaleaa taustaa vasten otettu kuva
• Valo ei saa heijastua silmälaseista
• Henkilö tulee tunnistaa kuvasta
• Ei tarvitse olla passikuva

Valokuvan tallennus:

• Tallennusmuoto jpg
• Tiedostonimi: etunimi.sukunimiAToulu.fi.jpg
• Esimerkki tiedostonimestä: matti.meikalainenAToulu.fi.jpg

Uusi työntekijä toimittaa valokuvan osoitteeseen:
henkilokortti(at)oulu.fi tai id-card(at)oulu.fi

Otsikko: Henkilökorttikuva

Viesti:

• Koko nimi (Matti Meikalainen)
• Työsuhteen alkamispäivämäärä (dd.mm.yyyy)
• Tiedekunta / yksikkö, jossa uusi työntekijä aloittaa (xx tiedekunta tai xx yksikkö)

Mikäli valokuvan toimituksessa on ongelmia, yhteys osoitteeseen aulapalvelut(at)oulu.fi

Työsuhteen alkaessa voit noutaa henkilökortin ja avaimet aulapalvelupisteeltä. Henkilökorttia noudettaessa todista henkilöllisyytesi passilla, ajokortilla tai henkilökortilla.

Oulun yliopiston palkanlaskenta Certia saa palkkatuloa varten hankitun verokortin automaattisesti OmaVerosta. Verokortin tulee olla ajan tasalla OmaVerossa noin kaksi viikkoa ennen palkanmaksupäivää, jotta tiedot ehtivät seuraavaan palkanmaksuun. Huolehdithan siis verokorttisi hyvissä ajoin ennen työsuhteesi alkamista välttääksesi 60% ennakonpidätyksen.

Vaihtoehtoisia kanavia verokortin toimittamiseen:

• suojattuna sähköpostina suoraan palkanlaskentaan (ks. Verokortin lähettäminen palkanlaskentaan).
• Työsuhteen alettua HR-järjestelmän kautta verokortin toimituslomakkeella.

Saat työsopimuksen tarkasteltavaksesi sähköisen allekirjoituspalvelun kautta, jonka kautta työsopimus myös allekirjoitetaan sähköisesti. Henkilöstöpalvelut lähettävät ohjeet sähköpostiisi. Muistathan tallentaa valmiin työsopimusasiakirjan palvelusta itsellesi 30 vrk kuluessa! Tallenna asiakirja Save as-toiminnon kautta, ilman dokumentin avaamista.

Työsopimukseesi sovelletaan Yliopistojen yleistä työehtosopimusta. Samasta osoitteesta löytyy myös tarkempaa tietoa yliopiston palkkausjärjestelmästä (YPJ).

Palkanmaksupäivä on määräaikaisissa työsopimuksissa kuukauden 30./31. päivä ja toistaiseksi voimassa olevissa työsopimuksissa kuukauden 15. päivä.

Tietokoneiden ja tietojärjestelmien käytössä tarvittava käyttäjätunnus (ns. Univ-tunnus) syntyy aikaisintaan viikkoa ennen työsuhteen alkua. Ajankohta määräytyy sen mukaan, milloin henkilötiedot on tallennettu henkilötietojärjestelmään.

Henkilökunnan käyttöoikeudet eri järjestelmiin ja palveluihin ovat voimassa työsuhteen alkamispäivänä.

Henkilökunnan käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite (OY) (oulu.fi)

Henkilöstön tietoturvaopas (oulu.fi)

Käyttäjätunnusten myötä työntekijä hyväksyy osana työvelvollisuuksia ja työnantajan käytössä olevia työvälineitä yliopiston ICT-palveluiden käyttösäännöt ja Oulun yliopiston käytössä olevan pilvipalvelun käyttöehdot.

Campus ICT-tukipalveluiden yhteystiedot

Tehtyäsi edellä olevat toimenpiteet, ensimmäiseen työpäivääsi valmistautumisessa auttaa Tervetuloa töihin Oulun yliopistoon -pikaopas!

Opetus- ja tutkimushenkilöstö noudattaa kokonaistyöaikaa, joka perustuu vuosittain laadittavaan 1 612 tunnin työsuunnitelmaan. Työsuunnitelma lukuvuodeksi laaditaan keväisin esihenkilön kanssa. Tarkemmat työaikaa koskevat määräykset työehtosopimuksen luvusta 5.

Muu henkilöstö noudattaa joko säännöllistä tai osa-aikaista työaikaa. Kaikissa yksiköissä noudatetaan liukuvaa (säännöllinen työaika) työaikaa ja työaikaseuranta toteutetaan työajan seurantajärjestelmällä.

Säännöllinen työaika on 7 tuntia 15 minuuttia päivässä, 36 tuntia 15 minuuttia viikossa. Lisätietoja Patio--intranetissä ja tarkemmat työaikaa koskevat määräykset työehtosopimuksen luvusta 4.

Harjoittelukoulun opetushenkilöstö noudattaa harjoittelukoulujen työehtosopimusta. Tarkemmat työaikaa koskevat määräykset työehtosopimuksen luvusta 2.

1.10.2024 voimaan tulleet ohjeet:

Työntekijän tulee kirjata toteutunut työaika työajanseurantajärjestelmään 1.10.2024 lukien yliopiston voimassa olevien sääntöjen ja työaikaohjeistuksien mukaisesti.

Seuraa työsähköpostiasi. Uusille työntekijöille lähetetään työsuhteen alussa työsähköpostiin ohjeet, kuinka ottaa käyttöön työajanseurantajärjestelmä, jonka kautta myös tehdyt työtunnit siirretään palkanmaksuun.

Huolehdithan, että tuntikirjauksesi ovat ajan tasalla. Työaikoja tuntityöntekijä voi kirjata työajanseurantajärjestelmään reaaliaikaisesti ja takautuvasti työsuhteensa ajan. Työaikakirjaukset ovat tuntityöntekijän muokattavissa järjestelmässä esihenkilön hyväksyntään asti.

Seuraathan, ettei tekemäsi työtunnit ylitä työsopimuksessa sovittua tuntimäärää. Esihenkilö hyväksyy kirjatut työtunnit, jonka jälkeen hyväksytyt tunnit siirtyvät automaattisesti palkanmaksuun.

Yliopistossamme on käytössä kaksi maksupäivää: kuun 15.päivä ja kuun viimeinen päivä. Huomioithan, ellei esihenkilösi hyväksy kirjaamiasi tuntejasi työajanseurantajärjestelmässä sisäisen hyväksyntäaikataulun puitteissa, maksu siirtyy myöhemmäksi.

Lisätietoa ja käyttöohjeet työajanseurantajärjestelmän käyttöön löydät työsuhteen aikana Patio-intranetistämme "Työajan seuranta"-palvelukortilta.

30.9.2024 päättyvä ohjeistus:

Tuntityöntekijä on velvollinen pitämään työaikakirjanpitoa, joka liitetään mukaan tehtyjen tuntien jälkeiseen tuntilaskutukseen. Kaikilla työntekijöillä on oikeus Mepco-henkilötietojärjestelmään, jossa sähköinen tuntilaskutus tapahtuu ja johon pääset univ-tunnuksella ja salasanalla.

Huomioithan, sähköinen laskutus on mahdollista vain työsuhteen voimassaolon aikana.

Tutustu huolella tuntilaskutusohjeisiin.