EMBA News - Inspiroidu verkosta ja metsästä!

Metsä tuo hyvinvointia ja vähentää stressiä. Niinpä metsästä on tullut monen suomalaisen entistäkin tärkeämpi henkireikä koronakeväänä 2020, kun fyysiset kokoontumiset ovat kiellettyjä. Minulle sekä metsä että etätyö ovat olleet normaali tapa tehdä työtä, elää ja olla jo viisitoista vuotta. Jos en ole verkossa, olen metsässä.

Asteikolla 1-10, kuinka hyvin sinä koet osaavasi toimia etätyössä? Kymmenen tarkoittaa, että tuottavuutesi ja hyvinvointisi on noussut, ykkönen tarkoittaa lisääntynyttä stressiä ja ylitsepääsemättömältä tuntuvia ongelmia. Tässä tullaan virtuaalisiin viestintäkompetensseihin, jotka linkittyvät vahvasti sekä ICT:n hyödyntämiseen työssä että henkiseen ulottuvuuteen: kykyyn johtaa itseään ja organisaation kulttuuria verkossa.

“Niin metsä vastaa kuin sinne huudetaan.” Suomalainen kansanviisaus

Osalle ihmisistä tiimityö verkossa tulee luonnostaan. He pystyvät hahmottamaan suoraan sen, miten omalla osaamisella ja verkostoilla voisi auttaa muita ja miten auttaa viemään yhteisöä eteenpäin kohti tavoitteita. Tiimihenkisyys on palveluasennetta, joka joillakin henkilöillä on selkäytimessä. Tiimihenkinen ihminen näkee yhteisön edun ja oman edun samana asiana. Osa ihmisistä tarvitsee tiimityöhön enemmän ohjausta ja motivointia. Molemmissa tapauksissa tarvitaan selkeät tavoitteet pitkällä ja lyhyellä tähtäimellä.

Johtajan näkökulmasta tullaan siihen, miten tavoitteet asetetaan ja kommunikoidaan, miten tavoitteisiin sitoutetaan ja miten tavoitteiden saavuttamista seurataan etänä? Yksi työkalu tähän on vahva arvojohtaminen.

Miksi arvojohtaminen on tärkeää? Yhteiset arvot ohjaavat toimintaa syvällisellä tavalla riippumatta ajasta ja paikasta, koska arvot ovat omia uskomuksiamme siitä mikä on totta ja tärkeää. Arvot yhdistävät koko organisaation.

Ihmisillä on useita arvoja, joiden tärkeysjärjestys voi vaihdella tilanteiden mukana. Joskus ne voivat aiheuttaa sisäisiä konflikteja, joskus myös ulkoisia. Arvoja on vaikeaa laittaa paremmuusjärjestykseen ja ne ovat aina kulttuurisidonnaisia. Sikäli ne linkittyvät voimakkaasti menestykseen yhteiskunnassa ja työelämässä. Mutta pitää myös rekrytoida oikeanlaiset ihmiset tiimiin. Tarvitaan oikeanlaiset ihmiset oikeaan paikkaan, jotta kaikilla on tilaa kasvaa, elää ja olla.

Yksilö ajautuu väistämättä konflikteihin, jos arvot ovat ristiriidassa muiden kanssa ja silloin myös menestymisestä tulee vaikeaa. Arvoristiriidan tuoman stressitilan voi aiheuttaa kotona läksyjen kanssa taisteleva ja apua pyytävä lapsi ja samaan aikaan etäpalaverissa huomiota vaativa kollega. Kumpi ansaitsee huomion siinä tilanteessa? Tarvitaan yhteisiä pelisääntöjä ja empatiaa.

Etätyössä tavoitteista pitää muistuttaa usein, useammin kuin perinteisessä työssä, jossa kohdataan lähes päivittäin. Lisäksi tehtävät ja niiden seuranta pitää olla viimeistään nyt pilvessä, johon tehtävät päivittyvät valmistumisen myötä erilaisiin järjestelmiin. Näitä voivat olla esimerkiksi testitietokanta tai projektinhallintatyökalu. Tarvitaan dashboard, josta johtaja ja tiiminjäsenet näkevät matkavauhdin ja projektin edistymisen. Pitää mennä sinnikkäästi eteenpäin ja ylittää erilaisia esteitä uutta oppien.

Tiimipelaaja voi auttaa etänä tiimiään monella tavalla. Niin kuin metsäkin on rikkain monimuotoisena, on erilaisuus rikkautta myös tiimissä. Ihminen auttaa tiimiään tarjoamalla:

• Omaa aikaa
• Tiimin tahtotilan nostatusta ja yhteishengen kohotusta
• Tietoa säännöistä ja kyvyn taklata byrokratiaa
• Verkostoja
• Apua kokoamalla yhteen oikeita ihmisiä ja uusia yhteistyökumppaneita

Erilaisten toisiaan täydentävien osaamisten lisäksi tarvitaan toimiva tiimirakenne eli jokaiselle oma rooli, tavoitteet ja toisiaan täydentävät tehtävät. Metsässäkin kasvavat rinnakkain nuoret versot, vanhat ikihongat, värikkäät puolukat sekä havu- ja lehtipuut.

“Ei näe metsää puilta.” Suomalainen kansanviisaus

Työ kannattaa suunnitella tiettyjen yhteisten palaverien ja rutiinien ympärille, jolloin toimistolle tullaan keskustelemaan kasvotusten tai kokoonnutaan yhteiseen verkkopalaveriin. Palaveriajat kannattaa sopia yhdessä, jolloin jokainen voi vaikuttaa aikoihin ja siten optimoida oman tuottoisan tietotyöajan. Työpäivän pilkkoutuminen palaverisilppuun johtaa helposti vauhtisokeuteen, jolloin näkökenttä pienenee, tila ajatella vähenee ja käsitys kokonaisuudesta häviää.

Palavereja ja yhteisiä kokoontumisia kuitenkin tarvitaan. Kasvotusten viestien otetaan helpommin aikaa jutustelulle ja kuulumisten vaihdolle kuin verkkopalaverissa ilman kuvaa. Kasvotusten voi myös kertoa harmaista alueista ja tunnepitoisista asioista helpommin kuin vaikkapa sähköpostilla. Mitä vaikeampi asia, sitä rikkaampaa eli läheisempää kommunikaatiota tarvitaan.

Verkkopalavereissa pyritään usein nopeatempoiseen etenemiseen ja aikaa yhteisölliselle höpöttelylle ei oteta niin helposti. Lisäksi tärkeät eleet ja ilmeet (innostuminen, epävarmuus, kysymykset) voivat jäädä huomaamatta. Verkkopalaverissa voi myös poistua paikalta tai tehdä jotain muuta muiden tietämättä.

Etätyössä on helpompaa ottaa etäisyyttä, katsoa kokonaisuutta eri perspektiiveistä. Kuvaannollisesti kiivetä puun latvaan tai kivelle, istua mättäälle ajattelemaan tai vain ihmetellä metsää sen keskellä. Toisaalta mikä estää sinua poistumasta hetkeksi kotoa oikeasti metsään kävelylle, jolloin aivot voivat palautua ja keho saa sen tarvitsemaa liikettä. Metsästä kannattaa ammentaa energiaa, kun suunnittelet omaa työpäivääsi.

“Ei metsä koskaan viimeisiään anna.” Koillismaalainen sanonta

Hyvät aikeet ja hyvä tahto eivät välity virtuaalisesti itsestään. Tarvitaan erityisiä toimenpiteitä, jotta kollega toisella puolella maapalloa tai vaikka toisella puolen kaupunkia tietää, oletko ymmärtänyt mitä hän tarkoitti ja myös tuntee sen, että oletko sitoutunut yhteiseen tavoitteeseen.

Ihmistenvälinen luottamus vaikuttaa siihen, kenen kanssa ja miten ihmiset haluavat olla vuorovaikutuksessa keskenään, ja siihen kuinka uskottavana kollegoita pidetään ammatillisesti. Luottamus vaikuttaa olennaisesti myös sitoutumiseen ja työhyvinvointiin.

Tiimihengen luominen, arvojen saaminen eläviksi, empatia, ihmisten sitouttaminen ja reilu peli sekä luottamuksen rakentaminen vaativat johtajalta itsensä likoon laittamista verkossa. Etäjohtajan pitää heittäytyä videoissa, jakaa ajatuksia blogissa, panostaa sisäiseen ja ulkoiseen someen, kuunnella ihmisiä sekä ohjata erilaisia etäkokouksia. Tarvitaan virtuaaliset kahvitauot ja selkeästi strukturoidut työpalaverit, joissa kaikki osallistetaan.

Tarvitaan ravinteita, lämpöä, karsintaa, mutta myös tilaa ja rauhaa.

Tieto on loputon resurssi. Kun ihmiset luottavat toisiinsa ja yritykseen, tietoa sekä vastaanotetaan että jaetaan. Kun tietoa jaetaan, syntyy uusia käytäntöjä, jopa innovaatioita ja tulosta. Asiantuntijatyö on niin kuin metsä, ei se koskaan viimeisiään anna. Olet ehkä huomannut saman ilmiön marjametsässä. Kun käännyt ja katsot samaa mätästä hieman eri näkökulmasta, on siellä jälleen uutta poimittavaa. Kuusessa kasvaa uudet kerkät ja metsäaukiolla uudet taimet. Välillä on aika karsia vanhaa, jotta uudelle on tilaa kasvaa.

Päivi Lohikoski

FT, Designer of E-Learning

Oulun yliopiston Kerttu Saalasti instituutti